Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при смене главного бухгалтера пошаговая». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.
При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям – только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.
Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.
Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:
- Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами – 4-5 тыс. руб.
- Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы – 0,5-1 тыс. руб.
- Деятельность без учета в перечисленных органах – 2-3 тыс. руб.
- Несоблюдения срока подачи декларации – 0,3-0,5 тыс. руб.
- Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов – 1-2 тыс. руб.
- Отсутствие данных для налогового контроля – 0,3-0,5 тыс. руб.
- Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% — 2-3 тыс. руб.
- Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним – 4-5 тыс. руб.
- Неправильное предоставление статической информации – 3-5 тыс. руб.
Уведомление налоговой инспекции
Формальных требований, которые обязывают сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности), нет. По факту информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в инспекции, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера.
Конкретных сроков для подачи уведомления нет, но особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме (при подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме), его можно отправить по почте или принести в инспекцию лично. Инспекторы могут попросить приложить к уведомлению копию приказа о назначении нового главного бухгалтера, а также указать его паспортные данные и контактные телефоны.
Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (пункт 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).
Передача дел при уходе главбуха
ТК РФ не определен порядок передачи дел, так что делать это главный бухгалтер не обязан. Скорее, передача дел при увольнении главного бухгалтера проводится из-за профессиональной этики.
Согласно ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухучета на предприятии лежит на его руководителе. Перед процедурой им издается приказ, который является основанием для ее проведения.
В нем указываются следующие сведения:
- по какой причине передаются дела;
- дата начала и окончания процедуры;
- Ф.И.О. увольняющегося бухгалтера и работника, ответственного за прием дел;
- указывается состав комиссии;
- сроки составления акта приема-передачи дел.
После этого проводится процедура приемки-передачи дел. Принимать дела может сам директор фирмы или комиссия.
Процедура состоит из следующих этапов:
- издание приказа о приеме-передаче дел;
- инвентаризация имущества и обязательств;
- проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
- приемка-передача дел с составлением описи;
- составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.
Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера
Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:
- В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
- Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
- Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
- Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
Передача дел при увольнении главного бухгалтера
Передача дел, как правило, осуществляется через комиссию. В состав комиссии, входят три и более человек. Туда обязательно должен быть включен сотрудник, разбирающийся в бухгалтерских документах. Это может быть, как кто-то из работников предприятия, так и приглашенный специалист, либо кандидат на должность главного бухгалтера.
Для того чтобы комиссия могла принять все документы, у нее должен быть список дел, которые хранятся непосредственно у главного бухгалтера. Его берут в номенклатуре дел, либо составляют до начала передачи.
Комиссия для приемки дел создается документально, приказом руководителя. В приказе определяется состав комиссии, сроки передачи и устанавливается обязанность комиссии оформить акт по результатам.
Акт оформляется в письменном виде, в нем отражаются все нюансы:
- наличие (отсутствие) документов;
- их полнота и целостность;
- стадия оформления документов и т.д.
Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.
Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:
- Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
- Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
- Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
- Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.
Первый шаг к сдаче дел
Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:
- Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
- Установит срок для выполнения.
- Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
- Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
- Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
- В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.
Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.
Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.
На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:
-
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
-
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
-
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
-
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
-
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
-
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
-
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.
«Семь новых ФСБУ: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация» самый экспертный курс Клерка, помогающий разобраться со сложными официальными требованиями и внедрить их в работу в своей организации.
Обучение очень удобное: понятные видео лекции, тесты, примеры в 1С, онлайн-встречи с преподавателями, ответы на все ваши вопросы в закрытом чате.
Посмотреть программу обучения
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.