Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
- Выдача наличных из кассы организации под отчет;
- Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
- Корпоративная банковская карта.
Что можно оплачивать корпоративной картой
- Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- — закупка товара, расчеты с поставщиками;
- — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
- Командировочные и представительские расходы:
- — оплата счета в ресторане;
- — покупка билетов;
- — оплата проживания в гостинице;
- — аренда автомобиля;
- — суточные сотрудникам;
- — оплата услуг переводчика;
- Хозяйственные и накладные расходы:
- — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
- Транспортные расходы:
- — оплата бензина;
- — расходы на обслуживание служебного транспорта.
Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
-
только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
-
вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
-
легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Как отчитываться по корпоративной карте
Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.
Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:
- наименование, номер и дату выдачи;
- название организации или ИП, ИНН;
- перечень товаров и услуг и их количество;
- сумму к оплате;
- должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).
Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.
За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.
Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.
В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.
Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Особенности использования
Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:
- список разрешенных операций по пластиковой карте;
- лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
- сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
- порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
- список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
- предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
- ответственность за нарушение правил положения.
Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях
В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Использование в работе
Изучая вопрос о том, как пользоваться корпоративной картой Сбербанка для юридических лиц, важно помнить, что все ее средства принадлежат исключительно компании. При необходимости совершения расхода по карте бухгалтер осуществляет ее пополнение со счета фирмы
Обязательно указывается номер пластика и цель перечисления средств. После деньги размещаются на карте работника компании. Распоряжение финансами происходит в соответствии с требованиями и нуждами предприятия.
Расход можно произвести безналично либо снять необходимую сумму в банкомате. После выполнения задачи сотрудник предоставляют в бухгалтерию организации чеки, квитанции о покупках товаров, услуг, чеки о снятии денежных средств. На основании этих документов заполняется отчет о расходе подотчетных средств.
Особенности кредитной корпоративной карточки
По заявлению компании, банк может предоставить кредит. Она отличается от классической наличием лимита. Использование платежного средства позволяет совершать операции с деньгами банка. Однако капитал, который поступит на карточку, будет направлен на погашение долга.
Доступную величину лимита компания может установить самостоятельно. Обычно во внимание принимается средний размер поступлений капитала на счет за месяц. Банк анализирует, сможет ли компания осуществить своевременный расчет, и были ли у нее просрочки в прошлом.
За пользование денежными средствами банк взимает проценты. Значение показателя гораздо ниже, чем аналогичный параметр, присущий кредитным картам физических лиц. В качестве бонуса можно подключить услугу SMS-информирования о совершенных операциях со счетом бесплатно. В ряде банков действуют бонусные программы. Они позволяют экономить на совершение ряда операций с платежным средством.
Кто должен отчитываться за операции по корпоративным картам
Все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы (ООО, АО, ЗАО, ПАО) в обязательном порядке должны отчитываться за денежные средства, потраченные с корпоративные карты. Также они должны быть готовы уплатить налоги, если сумма не вернется на расчетный счет, либо на нее не будут предоставлены закрывающие документы.
ИП могут свободнее распоряжаться корпоративной картой, поскольку это деньги, находящиеся на его расчетном счету, которые он может тратить на свое усмотрение. Как вы знаете, индивидуальный предприниматель является физическим лицом и может выводить деньги со счета без проблем. Если бизнесмен рассчитался бизнес-картой, ему не нужно отчитываться за эти расходы независимо от системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН).
Индивидуальный предприниматель отчитывается только за прибыль. Его траты налоговую практически не интересуют (если, конечно, они не противоречат законодательству РФ). Таким образом, если вы ИП, то можете оплачивать обеды в кафе, переводить деньги друзьям и близким, оплачивать ЖКХ, покупать продукты питания, снимать наличные на собственные нужды. Контроля со стороны налоговой, а также каких-либо претензий, не последует.
Если предприниматель снял деньги с корпоративной карты, в учете можно отразить отразить, как снятие личных средств предпринимателя, которые получены в результате коммерческой деятельности. Здесь нужно обратить внимание на то, что если у вас система налогообложения, например, УСН и объект «доходы минус расходы», либо ОСНО, то денежные средства, которые не подтверждены документами, не уменьшат вашу налогооблагаемую базу. То есть они не попадут в расходную часть и, соответственно,не уменьшат сам налог. Если вы на это готовы, то можете без проблем тратить деньги на личные нужды. может купить продукты и это просто будет.
Обратите внимание, что эта преференция не распространяется на персонал ИП. Если предприниматель выдал деньги сотруднику, то последний должен отчитаться за них и предоставить закрывающие документы.
На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет
Можно совершать:
- оплату поставщикам;
- покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
- оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
- командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.
Нельзя использовать для следующих целей:
- личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
- крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
- выплата зарплаты и дивидендов;
- передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.
Что такое корпоративная банковская карта?
Если Вашему предприятию требуется организация качественной работы с денежными средствами, будет оправданным решение оформить корпоративную банковскую карту.
Корпоративная банковская карта – это карта, привязанная к счету юридического лица, которая позволяет осуществлять платежи по расчетам организации. С ее помощью могут быть оплачены накладные, командировочные, представительские расходы компании (кроме заработной платы и выплат социального характера). Средства, которые находятся на корпоративной карте, можно приравнять к денежным средствам, выданным сотруднику компании из кассы под отчет.
Корпоративные банковские карты могут быть именными и неименными, дебетовыми (расчетными), дебетовыми с овердрафтом (кредитным лимитом) и кредитными. У юридических лиц наибольшей популярностью пользуются дебетовые, так как в этом случае предприятие имеет возможность установить расходные лимиты для своих сотрудников и избежать повышенных процентов.
Для оформления корпоративной банковской карты юридическое лицо обязано заключить с банком-эмитентом договор соответствующего типа, а также, в зависимости от вида банковского продукта, предоставить другую требуемую информацию – персональные данные сотрудника (в случае оформления именной корпоративной карты), доверенности предприятия, заявления и прочие необходимые документы.