Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
Оформление авансового отчета по командировке за границу
Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.
Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):
-
в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;
-
в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.
Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):
-
в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;
-
в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Как нам возместить работнику все командировочные расходы
Организация должна возместить работнику все его командировочные расходы (Статья 167 ТК РФ). Однако некоторые затраты работника не так просто учесть именно как расходы организации на командировку.
Это относится, прежде всего, к комиссии банка за приобретение иностранной валюты. Ее работнику придется платить, если он вынужден для командировки покупать наличную иностранную валюту самостоятельно. Так вот, комиссия банка за обмен валюты прямо не указана в перечне командировочных расходов, приведенном в правительственном Положении о направлении работников в служебные командировки (Пункт 10 Положения). Поэтому, чтобы учесть ее как командировочные расходы (как в бухгалтерском, так и в налоговом учете), лучше в вашем внутреннем положении о командировках (или ином локальном акте) закрепить, что комиссии или иные сборы за операции с куплей-продажей валюты компенсируются вашей организацией работнику (Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения).
Аналогичная ситуация — и с потерями работника на курсе при обмене валюты. Такие потери возможны, если сначала работник обменял, к примеру, рубли на иностранную валюту, а затем остаток валюты обменял обратно на рубли (по меньшему курсу иностранной валюты).
Допустим, работник перед поездкой в Европу обменял рубли на валюту по курсу 40 руб/евро. А по возвращении в Россию купил рубли на оставшиеся неистраченными евро по курсу 39 руб/евро. Разница в курсах — 1 руб. с евро. И такой расход тоже надо возместить работнику — ведь он непосредственно связан с командировкой (Статьи 167, 168 ТК РФ). Значит, в авансовом отчете надо выделить отдельный вид расходов — к примеру, «расход из-за разницы в курсах при покупке/продаже наличной валюты».
Предупреди руководителя
Когда работнику, который собирается в загранкомандировку, выдан аванс наличными, это чревато сложностями в признании некоторых расходов. В частности, связанных с обменом валюты (если работник будет покупать или продавать ее самостоятельно). Полностью учесть все командировочные расходы при расчете налога на прибыль без всяких проблем можно будет, если выдать работнику вместо наличных корпоративную банковскую карту.
В обратной ситуации, если из-за разницы курсов получится доход, его тоже логичнее было бы учесть, но уже в уменьшение командировочных расходов. Все эти особенности надо закрепить в вашем положении о командировках.
Но учтите, что в Минфине считают, что последствия обмена валюты (в том числе из-за разниц курсов при купле-продаже валюты) — это личные сложности работника. И связанные с этим потери нельзя учесть для целей налогообложения прибыли как расходы организации.
Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
«Потери работника на курсе при обмене валюты, а также на комиссии банка — это личные затраты работника. Если организация хочет ему их компенсировать, она может сделать это только за счет чистой прибыли.
По моему мнению, в расходах для целей налогообложения эти затраты учесть нельзя. Поскольку в данной ситуации эти расходы нельзя признать расходами организации на оплату услуг банков — ведь работник получил деньги под отчет на расходы во время командировки как физическое лицо (Подпункт 25 п. 1 ст. 264 НК РФ)».
Поэтому, если ваша организация собирается возмещать работнику спорные затраты, надо:
— во-первых, в локальном акте (в положении о командировках) прямо указать, что они относятся к командировочным расходам;
— во-вторых, учитывая мнение проверяющих, определиться: будете вы учитывать их для целей налогового учета или нет.
В каком размере выплатить суточные
Нормы суточных и возмещения расходов при загранкомандировках работодатель также определяет сам и прописывает в локальном акте — например, в положении о командировках.
Сотрудник выезжает из РФ. Размер суточных в иностранной валюте определяют за дни нахождения на территории иностранного государства, в том числе за день выезда из РФ. За день, когда сотрудник возвращается в РФ, суточные нужно выплатить в рублях.
Сотрудник едет сначала по России, затем — за рубеж. Если перед тем как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивают по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяют норму для командировок по России.
Сотрудник едет в несколько стран. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России (ст. 9 Федерального закона от 01.04.1993 № 4730-1).
Сотрудник едет в однодневную командировку. При однодневных командировках за границу суточные выплачивают в размере 50% от нормы для зарубежных командировок (п. 17, 18, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Пример начисления суточных по нормам для внутренних и заграничных командировок
Организация из Белгорода направляет Иванова в служебную командировку в Мадрид (Испания). Вылет из Москвы — 8 апреля в 14:25. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 01:35.
Обратный самолет, на котором Иванов возвращается из Мадрида, прибывает в Москву 13 апреля в 22:12.
|
Дни командировки |
Как оплачивать |
|
Отправление в командировку |
|
|
7 апреля — первый день командировки, выезд на поезде из Белгорода в Москву |
Суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России |
|
8 апреля — вылет из Москвы в Мадрид, пересечение границы России |
Суточные в иностранной валюте по нормам, установленным для командировок в Испанию |
|
Возвращение из командировки |
|
|
13 апреля — вылет из Мадрида в Москву, пересечение границы России |
Суточные по нормам, установленным для командировок по России |
|
14 апреля — выезд из Москвы в Белгород |
Суточные по нормам, установленным для внутренних командировок по России |
|
15 апреля — приезд в Белгород |
Суточные по нормам, установленным для внутренних командировок по России |
Даты выезда из России и возвращения обратно определяют по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Если сотрудник едет в командировку в страны, при пересечении границы с которыми отметки не ставят, — например, Беларусь, Армения, — даты определяют по проездным документам (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подтвердить длительность командировки помогут:
- отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
- проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
- приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.
Пример
ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.
В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам и РФ:
- Германия — 60 евро
- Испания — 70 евро
- Россия — 600 рублей.
1 августа в сотрудник вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.
В 3 августа в 17.00 менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.
5 августа сотрудник вылетел из Испании и приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.
Итого:
- 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего 120 евро за два дня.
- 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.
- 5 августа — суточные по России 600 руб.
На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.
На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.
Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году
Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
- подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.
Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:
- матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
- отцы-одиночки и матери-одиночки;
- одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
- родители несовершеннолетних инвалидов;
- опекуны малолетних детей;
- подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.
Оправдательные документы по командировке
Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:
- счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
- отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).
Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:
- пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
- железнодорожные билеты;
- документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
- документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).
Авансовый отчет суточные
Вернуться назад на Авансовый отчет
В числе командировочных расходов, выплачиваемых работнику авансом, присутствует и такой пункт, как суточные. Это своего рода «карманные деньги» командированного, которые он тратит на пропитание и прочие мелочи, которые довольно трудно или невозможно подтвердить документально. Действительно, суточные являются единственным видом командировочных расходов, который работник не обязан подтверждать первичными документами.
Авансовый отчет — форма, которую совместно заполняют командированный работник и бухгалтер предприятия. Она служит для обоснования списания расходов на командировку в бухгалтерском и налоговом учете организации. На лицевой стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.
Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник.