Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет зарплаты, проверка расчетов, отражение в учете в ЗУП 3.1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценочное обязательство, если говорить простыми словами, это сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска, которые у них накопились, если нам потребуется всех уволить.
Ввод документов-отклонений (отпуска, больничные, командировки, увольнения, работа в праздники) и межрасчетные выплаты
Документы содержатся в разделе Зарплата — Все начисления.
А также в отдельных журналах Больничные, Отпуска и т. п.
Это одни и те же документы, просто программа позволяет выбрать удобный способ доступа к ним.
Документ на сотрудника можно создать из карточки сотрудника по кнопке Оформить документ.
-
Отсутствия
-
Начисления
Все документы (кроме Работа в праздники, выходные) содержат поле Выплата.
В документе Увольнение это поле называется Дата выплаты.
Эта дата участвует в отчете 6-НДФЛ.
Документы предлагают выбрать:
-
С авансом (подставляется дата аванса)
-
В межрасчетный период
-
С зарплатой (подставляется дата зарплаты)
Оценочные обязательства в «1С:ЗУП 8»
Оценочные обязательства обязаны отражать в бухучете все организации, кроме небольших предприятий, банков и госучреждений. Чтобы отразить необходимую нам информацию и сделать расчет воспользуемся документом «Начисление оценочных обязательств по отпускам».
Документ станет доступен пользователю лишь тогда, когда в параметрах организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» будут произведены следующие настройки. Заходим в меню «Настройка», после чего проходим в пункт «Организации», далее на закладку «Учетная политика и другие настройки» и после чего в пункт «Оценочные обязательства (резервы) отпусков».
Правила формирования графика отпусков
Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков», утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.
Как правило, формированием графика отпусков занимается сотрудник кадровой службы. Руководителю не нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков, поскольку в самом документе будет содержаться информация о том, что директор его утверждает. Однако можно издать приказ руководителя о том, что в обязанности руководителей подразделений входит необходимость сбора и представления данных об отпусках их подчиненных для формирования графика отпусков.
В графике отпусков нужно отразить следующую информацию:
- список сотрудников. В график нужно включить абсолютно всех работников, с которыми заключены трудовые договоры;
- количество дней отпуска. В графике указывается то количество дней, на которое имеет право конкретный сотрудник. Специалисты советуют проставлять общее количество дней отпуска, положенных работнику. Для этого нужно просуммировать все дни ежегодного отпуска как на будущий год, так и не отгулянные дни по предыдущим годам. К ним также нужно прибавить дни дополнительного отпуска, если они предоставляются в соответствии с законодательством или локальной документацией работодателя;
- дата начала отпуска. Специалисты советуют указывать конкретную дату начала отпускного периода. Если в последующем сотрудник решит ее изменить, ему нужно будет подать работодателю соответствующее заявление. Роструд запрещает указывать в графике отпусков только месяц начала отпуска. Если компания сделает это, она нарушит трудовое законодательство;
- разделение отпуска на части. В графике отпусков можно добавить графу, в которой сотрудник будет расписываться, подтверждая согласие на разделение отпуска на части. Нужно помнить, что согласно ст. 125 ТК хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.
Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1
Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.
Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».
Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.
После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.
В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.
В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.
Начисление и оформление отпускных в 1С ЗУП 8.3 ред.3.1
- Как в 1с перевести сотрудника на другую должность?
- Как сделать возврат НДФЛ в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3?
- Как провести расчет среднего заработка в 1С ЗУП?
- Расчет зарплаты в 1С ЗУП при различных системах оплаты труда
- Список сотрудников по должностям с актуальными окладами 1С ЗУП 8.3.
Конечно, в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 можно отразить отпуск и без сохранения зарплаты. Однако, во время выполнении этой задачи могут возникнуть определенные сложности. Дело в том, что в меню платформы нет специальной опции для проведения отпуска без начисления оклада.
При этом отразить его нужно в таких формах, как:
- «Табель учета рабочего времени».
- «Начисление рабочего времени». Документ.
- «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».
Выполнение этой задачи в рамках рассматриваемой конфигурации, доступно по следующим методам:
- Создание документа «Отпуск», в котором сумма отпускных будет нулевой.
- Создание дополнительного начисления «Отпуск без сохранения з/п». Отразить его можно в документе под названием «Начисление зарплаты».
- Начисление зарплаты с учетом отпуска без оплаты. В этом случае нет необходимости создавать какие-либо документы в программе.
Лучше всего использовать первый вариант, он самый удобный и простой в реализации. А процесс в целом похож на предыдущий вариант, но есть некоторые особенности.
Для чего нужен график отпусков
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.
Заполнение графика отпусков в 1С
Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. Первый вариант предназначен для целей управления персоналом, а также формирования внутренней отчетности компании. Второй вариант предназначен для оформления документов, утвержденных законодательством и необходимых для представления контролирующим органам на проверку.
Для формирования графика отпусков на следующий календарный год в программе 1С используется документ «Ввод графика отпусков организации
«. Его можно сформировать двумя способами:
- на основании документа «Планирование отпуска
«. Для этого нужно выбрать команду «
Ввести на основании
«, затем выбрать «
График отпусков организации
«, после этого выбрать конкретную организацию и нажать кнопку «
Выполнить
«. Программа в автоматическом режиме заполнит документ на основании списка сотрудников, числящихся у работодателя; - создать вручную новый документ «Ввод графика отпусков организаций
«, затем указать в нем работодателя и нажать кнопку «
Заполнить
«.
Созданный документ можно редактировать, если необходимо внести какую-либо корректировочную информацию. Кроме того, его можно распечатать для подписи руководителем. Если необходимо сформировать дополнительный график отпусков, нужно создать новый документ и с помощью подбора внести в него конкретных сотрудников компании.
Нормативное регулирование планирования отпусков
Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации (далее — ТК РФ), работникам ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В зависимости от характера работы работникам может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления и продолжительность которого регламентируется ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 116 ТК РФ). Предприятие может также самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, определяя порядок их предоставления и продолжительность в коллективном договоре.
Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность предоставления отпусков. Обязательным документом, устанавливающим даты планируемых отпусков на предстоящий календарный год, является унифицированная форма № Т-7 «График отпусков» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Расчетная ведомость Т-51 в 1С ЗУП 3.0
Рассмотрим, как заполняются колонки в Расчетной ведомости Т-51.
В расчетной ведомости есть поля, в которых указано: что начислено, что удержано и сумма к выплате. По новой методологии в 1С ЗУП 3.0 сумма к выплате заполняется фактически выплаченными суммами. Создав ведомость на выплату в программе 1С ЗУП 3.0, определяется сумма к выплате.16 и 17 колонка в Расчетной ведомости Т-51 – это сальдо на начало месяца. Факт того, что сотрудникам было переплачено или недоплачено в текущем месяце, можно увидеть в Расчетной ведомости Т-51 за следующий месяц:
Основной запрос к зарплатной программе 1С ЗУП 3.0 состоит в том, что пользователь должен убедиться: все что начислено – выплачено. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 по бухгалтерскому сальдо не понятно – все ли выплачено, потому что, например, зарплата за январь выплачивается в феврале и на начало месяца присутствует сальдо на счете 70. Анализируя 70 счет, невозможно определить, всем ли сотрудникам выплачено то, что начислено. Поэтому для 1С ЗУП 3.0 разработали механизм «зарплатного сальдо». И это удобно, потому что в 1С ЗУП 3.0 видно: если нет задолженности – значит все сделано верно.
Исчисление среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой отпуска
Описанный в статье алгоритм расчета среднего заработка применяется для начислений с назначениями: «Оплата командировки», «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», «Оплата простоя по вине работодателя», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Выходное пособие», «Прочие начисления и выплаты».
При расчете сначала определяется сумма начислений сотрудника за каждый месяц расчетного периода, а также количество фактически отработанных дней и часов. Полученные результаты отражаются в форме «Ввод данных для расчета среднего заработка». Далее на основании этих данных производится подсчет среднедневного (среднечасового) заработка сотрудника и подсчитывается результат начисления, рассчитываемого по среднему заработку.
В общем случае для расчета используется средний дневной заработок. Средний заработок подсчитывается умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на период сохранения среднего заработка по графику сотрудника.
Суммы выплат за каждый месяц расчетного периода заполняются автоматически в строке «Общий заработок» формы «Ввод данных для расчета среднего заработка» ранее зарегистрированными в программе начислениями.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Общие правила расчета «трудового» среднего заработка
Порядок определения среднего заработка во всех случаях, определенных ТК РФ, установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Основные правила здесь следующие:
- Расчет среднего заработка производится за последние 12 месяцев
- Учитываются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад (тариф), надбавки, премии и т.п.
- Выплаты за неотработанный период (отпускные, больничные и т.п.) в расчет не включаются.
- Если сотрудник работает полный день или выполняет нормы выработки, его средний заработок не может быть ниже, чем рассчитанный на основе МРОТ.
Включение в средний заработок премиальных выплат связано с рядом особенностей (п. 15 Постановления № 922):
- Месячные премии в общем случае включаются аналогично зарплате. Но если они начисляются по разным основаниям, то берется не более одной премии в месяц за каждый показатель.
- Квартальные и полугодовые премии, если период начисления полностью входит в расчетный, берутся в полном объеме. Если же период премирования и расчетный год «пересекаются» частично, то для начисления используется часть премии, которая соответствует количеству «совпадающих» месяцев.
- Годовые премии, вознаграждения за выслугу лет и т.п. учитываются в полном объеме, если они относятся к году, предшествующему выплате «по-среднему».
Может возникнуть ситуация, когда за предыдущие 12 месяцев у сотрудника не было дохода, на основании которого можно провести расчет. Тогда используют следующие варианты (п. 6-8 постановления № 922):
- Берутся доходы за 12 месяцев, предшествующие расчетному периоду.
- Если доходов до начала текущего месяца не было, то используются данные за этот месяц.
- Если же зарплата пока что вообще не начислялась, то расчет производят на основании тарифа (оклада).
Если в организации произошел рост зарплаты, а расчетный период «охватывает» и время с более низким ее уровнем, то может получиться, что выплаты на основе среднего заработка будут ниже, чем у других работников. Чтобы избежать подобной ситуации, расчетную сумму нужно повысить на коэффициент, равный отношению «нового» и «старого» оклада (п. 16 Постановления № 922).
Особенности формирования графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК график отпусков следует утвердить не позже, чем за 2 недели до наступления нового года. Законодательством разрешено формирование этого документа и раньше установленного срока.
Внимание! На 2020 г. график отпусков нужно утвердить до 18 декабря 2020 г.
При формировании графика отпусков ориентируются на нормы трудового законодательства, а именно в первую очередь согласовывают время отпуска с сотрудниками, имеющими преимущественное право использования времени отдыха в комфортное для них время.
К таким работникам, например, относятся:
- многодетные родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12-ти лет (ст. 262.2 ТК);
- мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
- внешние совместители. Отпуск им предоставляется в то же время, когда и отпуск по основному месту трудовой деятельности (ст. 286 ТК);
- несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК);
- почетные доноры России (ФЗ от 20.07.2021 г. № 125-ФЗ);
- чернобыльцы (Закон от 15.05.1991 г. № 1244-1);
- жены военнослужащих, планирующих отпускной период одновременно с мужем (ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ);
- один из родителей, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК).
С данных сотрудников желательно получить письменные заявления с указанием, в какие даты они хотят оформить отпуск. Заявления будут подтверждать, что работодатель исполнил требование законодательства в части предоставления этим сотрудникам отпуска в удобное для них время. Если в последующем работник пожелает изменить время отпускного периода, целесообразно также получить заявление об изменении дат времени отдыха.