Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в гостинице документы для авансового отчета в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Зачем предоставлять командировочным гостиничные документы о проживании
Если предприятие практикует выездной тип работы или поездки служащих являются неотъемлемой частью производственного процесса, то должны быть соответствующие правила отчетности. Бухгалтерия не может по своему усмотрению распоряжаться финансами фирмы, также не может свободно раздавать деньги и руководство — за всеми тратами строго следит Налоговая инспекция. Все затраты на организацию производственного процесса, к которому относятся и поездки работников, должны быть обоснованы.
Можно отталкиваться от минимальной необлагаемой НДФЛ суммы, которая составляет 700 рублей. За нее не придется платить налог, поэтому работодатель может пойти навстречу и не запрашивать строгую отчетность. Однако чаще всего частники неохотно соглашаются на такие уступки, а для федеральных служащих, чья деятельность оплачивается из бюджета, такой вариант недоступен вовсе.
Если, возвратившись из поездки, человек в течение 3 дней не приносит в бухгалтерию подтверждение своих расходов на пребывание в гостиничном номере, бухгалтер имеет право не только не возмещать, но и вычесть авансированную сумму из будущей заработной платы. Поэтому стоит перед выездом из отеля проверить, есть ли на руках весь перечень, который нужно предоставить на работу.
Если отсутствуют подтверждающие проживание документы
Бывают случаи, когда у отправившегося в деловую поездку есть возможность остановиться у родственников или знакомых. Однако для расчета бухгалтеру все равно потребуется доказать, что сотрудник фактически находился в другом городе без возможности возвращаться домой.
В качестве подтверждения командировки могут использоваться проездная документация и служебная записка. «Служебка» оформляется в свободной форме, в ней излагают подробности поездки.
Шапка заполняется на имя руководства, прописываются реквизиты компании. В самом тексте нужно написать, сколько дней человек находился в деловой поездке, даты отбытия и прибытия, указать, что данный факт подтвержден проездными билетами. Дальше необходимо поставить отметку принимающей стороны, а родственники прописывают, когда командированный приехал, уехал, сколько пробыл (дату и время), ставят подпись.
При наличии билетов это делать не обязательно, но многие предприятия этот документ требуют.
Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить
По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.
Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.
В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.
Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.
Подтверждение проживания в гостинице при бронировании через онлайн-сервисы
При планировании поездки удобно пользоваться онлайн сервисами по бронированию гостиниц. И в данном случае стоит иметь ввиду, что не каждый документ будет подтверждать командировочные расходы. Потому нужно внимательно читать правила и условия, которые размещаются на сайте сервиса или в его приложении. Так, подтверждение брони не является должным отчётным документом. Оно всего лишь подразумевает предварительный заказ места или номера для командировочного. Ничто не мешает человеку отменить его, получить деньги обратно и не сообщить об этом работодателю.
Потому заполненный бланк «Подтверждение бронирования» не относится к отчётным, не принимается бухгалтерией.
Сервисом онлайн-бронирования, предоставляющим по итогам командировки сотрудника должные отчётные документы, является «АэроТур».
Преимущества работы в данной системе:
- Формирование кабинета клиента с возможностью подключения нескольких сотрудников и разграничением их прав. Руководитель организации, уполномоченное им лицо всегда будут иметь доступ к информации о командировках сотрудников;
- Комплектность документов. Отчётные документы формируются в Личном кабинете. Их можно скачать онлайн и предоставить в бухгалтерию или получить через «Почту России» или курьерскую доставку
- Выбор гостиниц по всей России. Вы сможете забронировать номер в отеле онлайн, на удобную для Вас дату. Если возникнет необходимость, всегда можно скорректировать заявку: внести изменения в категорию номера, поменять даты или отменить бронь. Средства возвращаются полностью
- Формирование различных видов отчётности. Создана возможность иметь под рукой инструменты для анализа. Выбор по сотрудникам, периодам, иным параметрам позволит точнее запланировать будущие расходы, подвести итоги командировок
Отчетные документы за проживание в квартире
С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?
В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.
В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Когда надо отчитаться работодателю
Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.
Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:
- наименование регистра;
- серия документа;
- шестизначный номер;
- название гостиничной организации;
- регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
- адрес;
- печать.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства под отчет |
| 50 | 71 | Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
| 71 | 50 | Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
| Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
| Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
| Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
| Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
| Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
Как правильно оформить
Для правильного оформления авансового отчета в 2023 году необходимо соблюдать определенные требования и предоставить определенный набор документов.
Список документов, необходимых для оформления авансового отчета:
- Заявление на предоставление аванса;
- Бухгалтерские документы, подтверждающие основание выплаты аванса (например, копии договоров, расчетов по выполненным работам и т.д.);
- Документы, подтверждающие фактическое использование авансовых средств (например, кассовые квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
- Приказ о предоставлении аванса;
- Документы, удостоверяющие личность получателя аванса (паспорт, документ, содержащий сведения о государственной регистрации юридического лица и т.д.).
Требования к оформлению документов:
- Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и правилами внутреннего документооборота организации;
- Документы должны быть четкими и заверены подписью руководителя организации;
- Документы должны содержать полные и достоверные сведения об основании выплаты аванса и его использовании;
- В случае подтверждения фактического использования авансовых средств с помощью кассовых квитанций, они должны быть пронумерованы, скреплены печатью и подписаны лицами, осуществляющими отпуск средств.
Соблюдая данные требования и предоставив полный и правильно оформленный набор документов, вы сможете правильно оформить авансовый отчет в 2023 году и избежать проблем и несоответствий при его рассмотрении.
Примеры правильного оформления
Вот несколько примеров правильного оформления документов, которые могут быть приложены к авансовому отчету в 2023 году:
1. Копия служебной командировочной
Настоящая копия служебной командировочной должна содержать следующую информацию:
- ФИО сотрудника, отправляющегося в командировку
- Цель и сроки командировки
- Место и дата составления командировочной
- Список расходов, которые возникли или могут возникнуть во время командировки
Эта копия должна быть подписана начальником структурного подразделения и проштампована.
2. Счета и кассовые чеки
Для подтверждения произведенных расходов может быть приложены счета и кассовые чеки, которые содержат следующую информацию:
- Дата и место проведения транзакции
- Описание продуктов или услуг, приобретенных
- Сумма расходов
Счета и кассовые чеки должны быть оформлены на организацию, имя сотрудника и дату.
3. Квитанции о предоставлении услуг
Если сотрудник воспользовался услугами, то он может предоставить квитанции, которые содержат информацию о:
- Наименовании услуги
- Дата и место оказания услуги
- Стоимость услуги
Квитанции должны быть оформлены на организацию и дату.
Важно: все приложенные документы должны быть четко пронумерованы и перечислены в авансовом отчете. Также необходимо предоставить электронные копии всех документов в формате PDF.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Отчетные документы при заказе услуг работодателем
В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.
Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.
Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.
Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.
Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.
Гостиничные документы для командировочных
И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.
Для начала ,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН. Будьте внимательны , лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.
Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя
• Полное название предприятия. • Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом). • ИНН и КПП компании. Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор ,с точными данными : • Наименование гостиницы; • ФИО гостя, следовательно, Вас; • Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место) • стоимость номера или койко- места в нем;
Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:
1.Кассовый чек. 2. Счет, обязательно с живой печатью отеля. 3. Счет фактуру. Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС. При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).