Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления электронной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:
- О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
- О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.
Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности;
— Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 года.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
С того момента, как форма СЗВ-ТД будет подана впервые, начнется электронный учет. Бумажная книжка либо продолжает вестись в том же порядке, либо выдается на руки сотруднику для сохранения и подтверждения стажа до конца 2020 года.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке.
Как получить электронную трудовую книжку у работодателя
Сведения о трудовой деятельности работника содержатся также и у работодателя. Для того чтобы их получить, обратитесь к своему работодателю с электронным или бумажным заявлением, написанным в свободной форме. Работодатель или его представитель получит сведения о вашей трудовой деятельности, и распечатает их. Он должен будет заверить данный документ подписью и печатью.
Обратите внимание, что каждый работодатель владеет сведениями о трудовой деятельности работника только в своей компании. Поэтому он сможет предоставить данные только о вашей работе в его организации. О том, как вы работали в других местах у него сведений нет. Поэтому, если нужны сведения обо всём стаже, то придётся походить по каждому работодателю.
Независимо от того, где будут получены сведения о трудовой деятельности или электронная трудовая книжка, они выдаются бесплатно и имеют одинаковую юридическую силу.
Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя
Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).
Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.
Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).
При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.
В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.
Перейти на электронную трудовую или нет?
Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?
Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?
Этот материал обновлен 24.08.2021
Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.
В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Номер электронной трудовой книжки
Такого документа, как электронная трудовая книжка не существует. Данный термин был введён для того, чтобы гражданам было легче перейти на электронный документооборот, свидетельствующий об их трудовом стаже. То, что сейчас именуется электронная трудовая книжка, правильно называть сведения о трудовой деятельности. Но, так как все привыкли к первому термину, в этой статье мы будем использовать именно его.
Сведения о трудовой деятельности содержат данные о том, где, в какой период и в какой должности работал человек. Эти данные используются для доказательства своего стажа при оформлении пенсии или устройстве на другую работу.
Так как понятия электронная трудовая книжка не существует, не существует и её номера. Поэтому найти номер этого документа нельзя. Но увидеть сведения о своей трудовой деятельности, проверить их правильность или использовать в своих целях, доступно каждому гражданину. И для этого есть несколько способов.
Как выглядит электронная трудовая книжка
Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.
Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.
Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД .
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база
Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2021 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:
- В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
- В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.
Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.
Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.
Так, работодателям:
- не нужно будет приобретать и хранить бланки;
- отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
- сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.
- не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.
Посмотрите образец заверения копии трудовой книжки, который подготовили эксперты КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.
Работники смогут:
- получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
- избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
- использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
- дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
- Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
- В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
- Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
- Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
- Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
- Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
- Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
- Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
- Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
- Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
- Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
- Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
- Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.