Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важнейшую часть работы кадровика и главного бухгалтера любой организации, особенно предприятия в сфере торговли и услуг, составляет правильное оформление трудовых отношений с материально ответственными лицами.
Оформляем отношения с материально ответственными лицами
Определим круг работников, которые несут полную или ограниченную материальную ответственность. Разберемся в правилах заключения договора о полной материальной ответственности. Изучим случаи возникновения материальной ответственности.
Выделим ошибки в оформлении трудовых отношений с подобными сотрудниками.
Ваше предприятие работает в сфере торговли и услуг? Вы часто имеете дело с предоставлением работникам материальных ценностей? Рассмотрим, в каких случаях и как правильно оформить отношения с материально ответственными лицами.
Что содержится в акте
В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.
Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.
Объясняем, как правильно составить акт
Для удобства работы с документом условно разделим его на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, перечень передаваемого имущества, подписи ответственных лиц. Для соблюдения чистоты «бухучёта» следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Далее прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ООО), оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.
Ниже по документу обозначаем наименования сторон («работник» и «работодатель»), указываем ФИО их представителей, ссылаемся на уполномочивающие бумаги. Для представителя администрации это будет устав общества или доверенность, а для работника – его паспорт гражданина (серия и номер).
Следующим шагом перечисляем полный перечень имущества, который получил работник от работодателя. Если передаётся несколько объектов, допускается оформить этот блок в виде таблицы. Потребуется указать наименование объекта, его инвентарный номер и стоимость на момент передачи (с учётом амортизации). Здесь же освещаем текущее состояние ценностей, прописываем количество составленных экземпляров. Как только все важные для сторон моменты будут прописаны, можно переходить к подписанию.
Акт утилизации материальных ценностей
После списания матценностей происходит их утилизация. Для этого собирается комиссия, которая оценивает и анализирует необходимость утилизации, и актом подтверждает проведение этой процедуры.
Акт утилизации составляется по установленному в компании образцу или в свободной форме, в рукописном или печатном варианте, на простой бумаге А4 или фирменном бланке. Обязательно нужно подписать документ всеми членами комиссии.
В основной части акта прописываются:
- ценности, которые подлежат утилизации, причина дефектов и неисправностей, отсутствие целесообразности проведения ремонта;
- по итогам прописываются, что указанные ценности утилизированы и никаких матценностей в ходе процедуры оприходовано не было.
Акт подписывается членами комиссии и, при необходимости, руководителем компании.
Выделяем случаи полной материальной ответственности
Обязательные условия наступления материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба перечислены в ст. 243 ТК РФ и расширительному толкованию не подлежат. Это случаи:
- когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- когда в трудовом договоре заместителя руководителя организации, главного бухгалтера есть об этом условие.
Какую форму акта использовать?
Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.
В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Порядок передачи имущества и оформление результатов
Передача ценностей происходит по каждой позиции, с осмотром и пересчетом.
Всё это делают в присутствии принимающего, сдающего и комиссии, которая сверяет предоставленный список имущества с предъявляемыми для приемки предметами. По итогам передачи оформляют акт приемки-передачи ценностей в произвольной форме. В нём указывают:
- Ф.И.О. сдающего и принимающего ценности работников, их должности;
- перечень всего имущества, вкл. наименования и количество;
- в случае выявления недостачи об этом обязательно делают пометку в акте;
- подписи сдающего, принимающего и членов комиссии.
Акт составляют 2-х экземплярах: для работодателя и увольняющегося работника.
При увольнении работника кому передать тмц
Причем, Главой IX данного документа предусмотрены виды материальной ответственности за возможный ущерб (порча, хищение и т.д.), нанесенный предприятию (учреждению, организации) работником, с которым заключен такой договор.
При этом отметим, что Инструкция № 69 не содержит требования относительно обязательного присутствия обоих (и передающего, и принимающего) материально ответственных лиц при проведении инвентаризации и передаче ТМЦ, которые являются объектом договора о полной материальной ответственности.
№ 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов».
Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69 (далее – Инструкция № 69).
С работниками (достигшими восемнадцатилетнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой либо использованием в процессе производства переданных им ценностей, предприятием (учреждением, организацией) заключается письменный договор о полной материальной ответственности (ст. 1351 КзоТ).
Обеспечение сохранности имущества и прочих ценностей, переданных такому работнику для хранения или других целей, – ключевой момент этого договора.
Ревизия не проведена или не закончена к моменту увольнения МОЛ В некоторых случаях закончить ревизию до последнего рабочего дня увольняющегося сотрудника не представляется возможным.
Причиной может явиться, к примеру, большой остаток ТМЦ (при инвентаризации склада) или болезнь материально ответственного работника, написавшего заявление об увольнении, в результате чего он не смог присутствовать при проведении инвентаризации.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работник при поступлении на работу заключает с работодателем трудовой договор, а если он устраивается на материально-ответственную должность, то следует еще заключить договор о материальной ответственности.
Передача материальных ценностей при поступлении на работу проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством.
Это обязанность сотрудника возместить причиненный организации материальный ущерб, произошедший по причине не надлежащего исполнения им должностных обязанностей.
Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). После этого проведите процедуру увольнения материально ответственного лица в общем порядке.
При этом если трудовой договор расторгнут до момента окончания инвентаризации, обнаружения факта ущерба и оформления описи по результатам проведенной инвентаризации, то бывший сотрудник не освобождается от материальной ответственности (ч. 3 ст. 232 ТК РФ).
Из ответа «В каких случаях и по каким основаниям можно уволить сотрудника» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Ситуация 2.
Кому нужно передать материальные ценности, если при увольнении материально ответственного лица новый работник еще не заступил в должность Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
При увольнении материально ответственного лица организация обязана провести инвентаризацию.
Договора на полную ответственность за сохранность МЦ заключают не со всеми, кто указан в перечне. Если среди должностных обязанностей сотрудника нет хранения и операций с материальными ценностями, то заключение договора о полной материальной ответственности будет абсурдом, даже если занимаемая должность этого работника или выполняемая работа также указаны в перечне.
В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Вход на сайт
- Как заставить работника при увольнении передать товарно-материальные ценности, и что делать, если не передаст?
- Как передавать материальные ценности при увольнении
- Кому передавать материальные ценности при увольнении
- Кому сдавать материальные ценности при увольнении?
- Материальная ответственность на работе, а если вдруг отпуск?
- Материально ответственный сотрудник уволился по собственному желанию
- О передаче дел при увольнении работника, с которым заключен договор о полной материальной ответственности
- Передача МЦ, при отсутствии ответственного сотрудника
Какие документы оформить при передаче склада новому кладовщику
Если работник пожелал уволиться с материально ответственной должности, к такой процедуре применимы общие положения Трудового кодекса об увольнении. В частности, работник должен предупредить работодателя за две недели о своем намерении уйти. Хотя договором о материальной ответственности может быть прописана процедура увольнения такого работника, положения договора не могут усугублять положение работника, в сравнении с указанными в Кодексе, нормами.
Увольнение сотрудника должно происходить по общему порядку, указанному в ст. 84.1 ТК РФ. То есть, после подачи заявления, отработав положенное время, сотруднику в последний день его работы, должна быть выдана трудовая книжка и все расчетные денежные средства. Поэтому, затягивать процедуру передачи товарно-материальных ценностей от одного сотрудника к другому, не допускается. Если положена инвентаризация, то она не должна происходить более, указанных двух недель.
Закон запрещает задерживать увольнение работника и выдачу ему расчета. За это работодателю грозит как финансовая ответственность, также и административная, вплоть до приостановления деятельности фирмы.
И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника? Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Должностная инструкция кладовщика склада 1.1.
Кладовщик является лицом ответственным за товарно-материальные ценности находящиеся на складе, осуществляет прием, выдачу, хранение товара, его распределение по складу. 1.2. Должность кладовщика может занимать лицо, со средним профессиональным образованием, а также должно иметь опыт работы в такой должности не менее 6 месяцев. 1.3.
За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.
Виртуальнаятаможня таможенно-логистический портал
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ 1.
Сформулированные обязанности должны быть четки и недвусмысленны, поставленные задачи должны быть выполнимы, функции кладовщика не должны дублироваться и пересекаться с функциями других работников склада.
2. На границах обязанностей работников склада не должно быть провалов, неохваченных работ и мер ответственности. 3. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от кладовщика в любой ситуации. На каждой ее развилке должно быть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, доложить руководству.
4. Желательно, чтобы должностная инструкция описывала основные действия в нештатных ситуациях, поскольку именно в этих случаях кладовщик не должен раздумывать что делать, а просто действовать в соответствии с инструкцией.
Оформление увольнения сотрудника
В последний день работы материально ответственного лица, ему нужно выдать трудовую книжку, документы, связанные с работой, нужные справки по запросу сотрудника, а также все причитающиеся ему суммы выплат. К таковым относятся компенсация за отпуск, заработная плата. Если во время двухнедельной отработки сотрудник не был на работе по причине своей болезни, отказать в увольнении ему не могут. Увольнение сотрудника нужно провести приказом. Отсутствующий сотрудник может дать свое согласие на проведение инвентаризации.
Если по какой-то причине, сотрудник отказался от передачи ценностей, а не уволить его нельзя, некоторые работодатели проводят увольнение, после чего инициируют иск в суд. В этом случае, уже материально ответственное лицо должно будет доказать тот факт, что материальные ценности им были переданы, и что недостача произошла не по его вине (если таковая имело место быть). В этом случае, спор из трудового, перерастает в имущественный, поскольку касается компенсации причиненного предприятию ущерба в виде денежной суммы.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.
Процесс увольнения материально ответственного лица по собственному желанию
В работе любой организации, предприятии или учреждения существует материальная ответственность сотрудников, которые обязаны подписать договор о ответственности.
Акт приема-передачи материальных ценностей — это распространенный документ официального характера, который фиксирует передачу материальных или других ценностей от одного лица к другому. В современном мире это неотъемлемая часть сделки между двумя людьми. Простой акт приема-передачи материальных ценностей имеет полную юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться с основными правилами заполнения указанной бумаги.
Бывает, что 2 недели после предупреждения руководителя истекли, а он не успел подготовить документы или произвести инвентаризацию. Что делать сотруднику? Исходя из ст. 80 ТК РФ по истечении 2-х недельного периода после подачи заявления на увольнение сотрудник имеет право прекратить работу.
Таким образом, после дня указанного в заявлении работник вправе не выходить на работу. И может требовать материальной компенсации со стороны организации, обратившись в уполномоченные структуры. В отношении инвентаризации действует ст. 247 ТК РФ: работодатель обязан провести инвентаризацию до дня увольнения.
Статья 247 ТК РФ. Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.
Тот факт, что он не назначил проведение инвентаризации в установленный срок, ни как не влияет на дату увольнения. Задерживать гражданина работодатель не вправе. Действия работодателя можно обжаловать в Государственной инспекции труда или в прокуратуре.
Скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей
Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов.
Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.
1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.
При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.
В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.
ТК РФ предусматривает ряд случаев, когда материальная ответственность (МО) становится полной, а когда она ограниченная. Но в любом случае, при совершении противоправных действий, или наоборот, бездействий сотрудник обязан возместить нанесенный вред.
Работодатель, для привлечения сотрудника к возмещению вреда обязан иметь:
- документальное фиксирование выявленного факта ущерба;
- просматривается связь между действиями работника и ущербом;
- подсчитана сумма нанесенного вреда.
В ТК рассматривается несколько видов ответственности:
Ограниченная – в договоре не обязательно прописывать условие материальной ответственности. Наложение взыскания регламентируется указанием закона. Работник погашает сумму нанесенного ущерба долями, размер которой не превышает суммы средней заработной платы за месяц (ст. 241 ТК).
Несколько распространенных случаев:
- работодатель самостоятельно выплачивает штраф за сотрудника (в случае наложения взыскания по вине МОЛ);
- выполнение МОЛ служебных задач привело к порче ценностей;
- утеря документов, восстановление которых в течение определенного срока не возможно, что приводит к реальному вреду;
- нарушен порядок документоведения, что ограничивает ведение деятельности в полном объеме.
- полная – заключение договора/соглашения приводит к появлению материальной ответственности. В таком документе должна содержать информация об обязанности сотрудника возместить нанесенный ущерб в полном объеме (ст. 242 ТК).
Индивидуальная – возникает только за ценности, прописанные в договоре.
Коллективная – данный вид ответственности появляется при нанесении ущерба группой сотрудников.