Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный кассовый чек для авансового отчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Расходы без онлайн-чека.
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.
Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Если в кассовом чеке нет QR-кода, продавец рискует попасть под проверку налоговой инспекции (это не касается тех, кто временно или постоянно освобожден от применения ККТ). Причина — данный код является обязательным реквизитом для кассового чека. И любая онлайн-касса его должна печатать. Покупатель, используя такой кассовый чек, не сможет подтвердить для целей налогового учета сам факт расходов. В бухучете «неправильный» чек в составе авансового отчета может быть использован для отражения движения денег по счету 71. Что касается использования авансового отчета в качестве единственного основания для признания перечисленных в нем и подтвержденных «неправильными» чеками сумм в составе расходов — это спорный вопрос.
Чеки на аванс и предоплату: в чём разница
Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно, чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.
Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак способа расчёта в таком случае не указывается.
«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. В чеке при этом указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:
- Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.
В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Авансовый отчет 2021: шпаргалка для бухгалтера
В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.
В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:
- информация о подотчетном лице;
- сумма выданных под отчет средств;
- информация о предыдущем авансе;
- цель получения аванса;
- бухгалтерские пометки.
- Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
- Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
- Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
- Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
- Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.
Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.
В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.
Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:
| Дебет 20, 26, 44, 91 | Кредит 71 | Сумма в соответствии с авансовым отчетом |
| Дебет 19 | Кредит 71 | НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо |
| Дебет 68 | Кредит 19 | НДС принимается к вычету |
Второй вариант позволяет провести налог по платежным документам.
Подотчетное лицо – это звучит … ответственно
Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:
- Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
- Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
- Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
- Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
- Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
- Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
- Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).
Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.
Кассовый чек без товарного для авансового отчета 2022
Кассовый, в первую очередь, необходим для ведения налоговой отчетности, а вот товарный – непосредственно для физических лиц, совершивших покупку. Соответственно, они могут существовать как самостоятельно, так и дополнять друг друга.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.
На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.
Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Онлайн-кассы для ИП на ЕНВД и ПСН: отсрочка до 2021 года не прошла
Таким образом, речь идет об отсрочке онлайн-касс для ИП практически во всех сферах малого бизнеса. Цель — поддержать предпринимателей, дать им время подготовиться: и к работе по новому порядку, и к расходам на технику.
К тому же поэтапное введение онлайн-касс позволяет избежать очередей на поставку и дефицита техники. В 2021 году более 1,5 млн предпринимателей поставили онлайн-кассы в срок и без задержек.
- чинят одежду, обувь и ювелирные изделия,
- занимаются репетиторством или уходом за больными,
- оказывают парикмахерские, косметические или клининговые услуги,
- содержат химчистку, прачечную или фотоателье,
- изготавливают ключи и металлическую галантерею,
- ремонтируют бытовую технику, транспорт, компьютеры, радиоэлектронную аппаратуры, мебель, жилье,
- оказывают ветеринарные, ритуальные, автотранспортные, монтажные, сварочные и прочие производственные услуги,
- сдают в аренду недвижимость,
- изготавливают изделия народных промыслов.
Был чек, а стала бумажка
Хочу поделиться с коллегами опытом решения проблемы, связанной с ПОДОТЧЕТНИКАМИ. Сразу скажу, что метод, придуманный нами, уже выдержал выездную налоговую проверку.
Итак, ситуация складывалась следующим образом.
Наша организация через подотчетных лиц закупала запасные части, расходные материалы и прочие товары, необходимые для производственной деятельности.
Причем большинство покупок делалось в розничной сети и за наличный расчет.
Соответственно к авансовому отчету наши работники, делавшие покупки, прилагали кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами. Кроме того, если в чеках нет расшифровки, на что именно потрачены деньги, то прилагался еще и товарный чек.
Отчеты утверждались руководством и передавались ко мне в бухгалтерию.
Я их подшивала в папочку и убирала на хранение. То есть делали мы все строго по правилам. Однако недавно мне потребовались сведения по одному из авансовых отчетов.