Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как формируются личные дела сотрудников?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Хранение личного дела
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?
Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.
С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:
- для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействия работникам в трудоустройстве;
- получении образования и продвижении по службе;
- обеспечения личной безопасности работников;
- контроля количества и качества выполняемой работы;
- обеспечения сохранности имущества.
Предварительный просмотр:
Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников
МБОУ гимназии № 2
1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.
1.2. Порядок разработан в соответствии с:
- Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
- Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Трудовым кодексом РФ;
- Коллективным договором ОУ;
- Уставом гимназии.
1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.
2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:
- Заявление о приеме на работу;
- Автобиография;
- Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
- Копия идентификационного номера налогоплательщика;
- Копии документов об образовании;
- Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
- Копия трудовой книжки;
- Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
- Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
- Копии свидетельств о рождении детей;
- Копии документов о награждениях;
- Копии аттестационных листов;
- Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.
2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников учреждения ведется в течение всего периода работы сотрудника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
- Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
— Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);
— Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);
— Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);
— Копии документов об образовании;
— Копия приказа о приеме на работу;
— Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;
— Копии документов о награждении, поощрении;
— паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);
— военный билет (для военнообязанных лиц);
— свидетельство о браке, расторжении брака (если такое имеется);
— свидетельства о рождении детей;
— страхового свидетельства пенсионного фонда;
- Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
- Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
- Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
- Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
- Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
- Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
- Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
- Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
- Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
- Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
- Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.
5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
- сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,
педагоги и сотрудники ОУ имеют право:
- Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- Получить доступ к своим персональным данным;
- Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
- Требовать исключения или исправления неверных или неполных ��ерсональных данных
работодатель имеет право:
- Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
- Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.
Примерная структура личного дела работника
В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:
- согласие на обработку персональных данных;
- документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- копию приказа о приеме на работу;
- копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
- справку о наличии/отсутствии судимости;
- документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
- итоги аттестации (действующей);
- договор о материальной ответственности (в случае заключения);
- иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.
Примерная структура личного дела работника
В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:
- согласие на обработку персональных данных;
- документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- копию приказа о приеме на работу;
- копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
- справку о наличии/отсутствии судимости;
- документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
- итоги аттестации (действующей);
- договор о материальной ответственности (в случае заключения);
- иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Порядок расположения документов в личном деле работника
При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.
При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.
Пример
Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.
Образец
Внутренняя опись личного дела № 4
кассира ООО «Нарва»
Иванушкиной Елены Алексеевны
Дата документа
Номер документа
Наименование документа
Номера листов дела
Примечание
Трудовой договор
Оригинал
Приказ о приеме на работу
Соглашение о материальной ответственности
Оригинал
Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу
Оригинал
Заявление о предоставлении очередного отпуска
Оригинал
Документы в личном деле ученика
Личное дело школьника служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся школы российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник школы вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.
| Наименование | Пояснение |
| Заявление о зачислении учащегося в ОУ. | Пишется на имя руководителя учреждения с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса и контактных данных родителей. |
| Копия свидетельства о рождении. | Допускается подача другого документа, подтверждающего право на получение образования — например, документ, выданный органом попечительства о назначении опекуна, бумаги, выданные консульствами и диппредставительствами. В случае, если фамилия школьника не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, дополнительно следует запросить свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие родство. |
| Копия свидетельства о регистрации по месту жительства. | Передача копии данного документа актуальна для всех граждан РФ. При принятии в ОУ ребенка иностранного гражданина необходимо запросить документальное подтверждение о законности пребывания семьи на территории страны. |
| Согласие на обработку персональных данных. | Ввиду того, что документация личного дела содержит персональные данные, во избежание штрафных санкций (взимание до 75 тыс. руб. с учреждения, до 20 тыс. руб. — с руководителя ОУ) необходимо получение соответствующего разрешения от родителей согласно требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. |
| Аттестат об основном общем образовании и заявление | Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы является обязательным для приема учащегося в 10 класс. Вместе с ней учащиеся самостоятельно пишут заявление о приеме в школу, которое после прилагается к делу. |
| Медицинская документация. | Является не обязательной, но рекомендуемой частью личного дела ввиду важности контроля вакцинации, прохождения медосмотров, целесообразности учета отклонений в состоянии здоровья при разработке индивидуальных образовательных маршрутов, корректирующих программ и учете успеваемости. |
| Справка с ПМПК, письменное согласие родителей на обучение по адаптированным образовательным программам (для детей с ОВЗ). | С целью обеспечения максимального отображения учебного прогресса ребенка в школе целесообразно подшивать в личное дело копии всех последующих заключений ПМПК, школьного психолога, ответственного врача и других специалистов, курирующих психофизические особенности развития школьника с особыми образовательными потребностями. |
Для детей с ОВЗ перечень документов в личном деле расширен также за счет документов о социальном статусе, заявления родителей на обучение ребенка по адаптивной программе, копия индивидуальной программы развития (индивидуального образовательного маршрута), справки с работы и места жительства родителей.
Таким образом, личное дело учащихся школы содержит перечень документов , предоставляющих исчерпывающую личную информацию и данные относительно академических успехов ученика и течения воспитательного процесса. Первым документом, который попадает в личное дело, становится карточка учащегося: ее оформляют параллельно с папкой дела. Затем в личное дело вносят документы, необходимые для приема ребенка в первый класс: приказ о зачислении в ОУ, оригинал заявления родителей, согласие родителей на обработку персональных данных и договор с ними. В отдельных регламентированных законом случаях оригинальны бумаг могут быть заменены копиями (свидетельство о регистрации, свидетельство о рождении и аналогичные документы подаются в копиях).
Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.
Ведение личных дел работников школы
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.
А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.
Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.
Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.
Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Обратите внимание
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых не��равомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.
Документы, накапливаемые в личных делах, содержат персональные данные и относятся к информации конфиденциального характера. Работа с ними должна регулироваться Политикой в области обработки и защиты персональных данных, которая обязательна для каждой организации. Кроме того, в организации может быть разработан такой локальный нормативный акт (ЛНА), как Регламент формирования личных дел работников.
Основные правила формирования личных дел начали складываться в период разработки Единой государственной системы делопроизводства 2. Тогда предусматривалось, что для людей рабочих профессий личные дела формировать нет надобности, а для специалистов (ИТР) и руководителей – надо.
Подчеркнем, что в настоящее время личную карточку необходимо вести всем работодателям на всех своих работников, а личные дела необходимо вести только на госслужащих. Поэтому…
- Свежие
- Посещаемые
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:
- заявление о приеме на работу;
- заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
- автобиография;
- копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
- копия идентификационного номера налогоплательщика;
- копия документа воинского учета (для военнообязанных);
- копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
- копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
- копии документов об образовании;
- копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
- копии аттестационных листов (при наличии);
- копии документов о награждении (при наличии);
- характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
- приказ о приеме на работу;
- приказ о переводе на иную должность (при наличии);
- должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
- трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
- трудовую книжку;
- медицинскую книжку.
Для работников:
- заявление о приеме на работу;
- заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
- автобиография;
- копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
- копия идентификационного номера налогоплательщика;
- копия документа воинского учета (для военнообязанных);
- копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
- копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
- копии документов об образовании;
- копии документов о награждении (при наличии);
- характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
- приказ о приеме на работу;
- приказ о переводе на иную должность (при наличии);
- должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
- трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
- трудовую книжку;
- медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:
- трудовой договор в двух экземплярах;
- приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- личную карточку № Т-2;
- должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
- с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
- с должностной инструкцией;
- проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
- присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
- проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;