Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в 2022 году: порядок, документы, проводки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).
В самом верху необходимо оставить место для визы руководителя. Только с его подписью и по возможности с печатью организации бумага будет иметь юридическую силу.
Поэтому в правом верхнем углу акта располагаются графы со следующими сведениями:
- Должность руководителя.
- Фамилия и инициалы того, кто заверяет акт.
- Дата подписания.
Кроме того, для формирования подобной документации всегда созывается специализированная комиссия. Поэтому сразу после полного наименования документа располагается список членов комиссии во главе с председателем, если он был выбран.
После вводной части акт должен содержать конкретную информацию:
- В результате каких действий образовался металлолом для оприходования. Это может быть демонтаж чего-либо, производственная деятельность за определенный период, раскопки, находки, покупка металлолома, преобразование какого-либо товара в том и пр.
- Место проведения указанных работ.
Бухучет излишек и недостач по данным инвентаризации
Если в ходе ревизии выявлены излишки, то в бухучете металлолома делают следующую запись:
Д41 «Товары» субсчет «Металлолом цветной» К91 «Прочие доходы и расходы» суб. «Прочие доходы».
Аналогичная запись будет сделана и на выявление излишек по черному лому. Но к счету 41 будет открыт тогда субсчет «Металлолом черный». Почему используется 41 счет, а не 10 в учете? Потому что у предприятия, которое занимается продажей металлолома, он является товаром. Если бы компания перерабатывала лом для внутренних целей, для его учета использовался бы счет 10 «Материалы».
Излишки лома принимаются к учету по действующим рыночным ценам. Однако там, где есть излишки, обязательно присутствует недостача, которую в бухучете металлолома отражают так:
Д94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 41 – признана недостача по учетной (фактической) стоимости металлолома;
Д44 «Расходы на продажу» К 94 – списание недостачи в пределах норматива естественной убыли.
Недостача сверх норматива естественной убыли списывается в зависимости от наличия виновника ее возникновения. Если он есть, то в бухучете металлолома на недостачу делается такая запись:
Д73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94.
Если виновник не обнаружен, либо суд отказал во взыскании с виновника суммы убытка из-за недостачи, либо утрата металлолома произошла из-за форс-мажорных обстоятельств, списание убытка в бухучете металлолома отразится проводкой:
Д91 суб.«Прочие расходы» К 94.
Чтобы списать таким образом недостачу металлолома, превышающую норматив установленной естественной убыли, потребуется:
- либо решение суда или следственных органов об отсутствии виновников;
- или судебный отказ по поводу взыскания ущерба с виновников.
Все должно осуществляться по плану, составленному руководителем. Причем этапность соблюдают в следующем порядке:
- Подготовительный период. Издается приказ директора, где прописывается срок проведения, что считают. Создается специальная комиссия из нескольких человек, где назначается главный. Определяются те лица, которые будут нести ответственность, если будут найдены нестыковки во время проверки.
- Все начинается с формирования описи имеющейся производственной собственности с описанием внешнего вида на сегодняшний день.
- Создается ведомость для сличения, где отражается информация, которая получилась при инспектировании, а также сведения, запечатленные в первоначальных документах.
- При несоответствии составляется акт, где будет все указано.
- По полученным данным оформляется справка. Помимо этого, вносятся преобразования в баланс, где отсутствующие деньги или другие ценности списываются. А оприходованные излишки, выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении, НДС и прибыль отражаются проводкой бухгалтера.
Инвентаризационная компания должна отчитываться на каждом этапе перед руководителем компании и главным экономистом.
Что делать, если в ходе проверки выявляются излишки
При раскрытии факта расхождений созданный проверочный комитет внимательно изучает выписки проверки, узнает, по каким причинам это произошло, составляет акт о нарушениях. Далее сотрудники составляют протокол, где прописывается итог по сделанной работе, причины, объяснительная от материально-ответственных лиц и выводы специалистов.
Далее документ относят к руководителю, который изучает вопрос. И уже с главным бухгалтером решает, как лучше осуществить проводки. В отчетности указываются те данные, которые были зафиксированы во время проведения сравнений. В годовом отчете надо также отразить и оформить излишки, выявленные в кассе при инвентаризации.
Если имеются расхождения, то следует провести учет денежных средств по рыночной, действительной на сегодня цене. Поднимаются все накладные, полученные от подрядчиков. Если таковых нет, то можно узнать расценки иным путем, например, посмотреть объявления или запросить сведения в отделе статистики.
Для правильной отчетности бухгалтеру следует оприходовать полученные данные при помощи проводок.
Проверка остатков продукции при инвентаризации
На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.
Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.
После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.
После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации
По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.
Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.
Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.
Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).
Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.
При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.
Почему важно найти ошибку
Изначально нужно понимать, что привело к наличию излишков: причина влияет на дальнейший алгоритм действий по исправлению бухгалтерской картины. В основном излишки появляются по вине самих бухгалтеров и кладовщиков, допустивших ошибки в учете приемки или отпуска ценностей (неучтенная или избыточная поставка). Выявляет причины и определяет виновных лиц инвентаризационная комиссия.
Например, обнаружены излишки материалов. При проверке выяснилось, что ценности поступили от продавца еще месяц назад (видно по накладным), но бухгалтерия их не оприходовала – вообще не отразила операцию по расчетам с поставщиками (по счету 60). В этом случае нужно приходовать именно поставку, а не излишки. Неучтенную поставку нельзя считать излишками: их оприходование идет совсем по другим счетам и правилам.
Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:
- небрежным хранением;
- воровством со стороны сотрудников или клиентов;
- естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
- другими факторами.
Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.
Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:
- Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
- Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.
При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:
- Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
- Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
- Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.
Когда нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).
Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:
- не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
- не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).
Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты
Подготовка к инвентаризации
На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.
Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).
Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.
Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.
Инвентаризация — это сверка данных бухучета с фактическим наличием ценностей и состоянием расчетов.
В ряде случаев ее проведение обязательно, например, перед составлением годового отчета. Также директор может принять решение о внеплановой инвентаризации.
После утверждения результатов инвентаризации руководителем выявленные отклонения нужно отразить в бухучете. Излишки относят на прочие доходы, а недостачу, в зависимости от ситуации — на текущие расходы, виновных лиц или прочие расходы.
Наказание непосредственно за непроведение инвентаризации может быть применено только в отдельных случаях, например — для компаний, которые работают с драгметаллами.
Однако, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета, то компанию могут оштрафовать за это нарушение. Кроме того, в рамках процедуры банкротства лица, виновные в искажении бухучета, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам компании.
Источник
Инвентаризация и ее объективная важность
Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.
Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:
- естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
- выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
- проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).
Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.
Оформление выявленных при инвентаризации излишков имущества — Помощь Юриста
Чаще всего предприятия сталкиваются с появлением излишков товаров, сырья и материалов. В соответствии с налоговым кодексом РФ (п. 20 ст. 250) эти излишки должны быть учтены как внереализационные доходы предприятия. Но при этом возникает серьезный вопрос: как правильно оценить излишки, обнаруженные в процессе инвентаризации?
Считая полученные излишки внереализационными доходами, ответственные лица берут во внимание ту стоимость, которая была получена предприятием при совершении сделки, то есть в натуральной форме.
Отсюда следует, что определение цены зависит от стоимости совершенной сделки. Но при этом нужно руководствоваться еще и ст. 274 НК РФ.
Это означает, что цена на излишки при инвентаризации определяется, исходя из их рыночной стоимости.
Под рыночной стоимостью в данном случае понимаются цены на такой же или идентичный товар в рассматриваемом периоде. Дополнительно во внимание берутся и другие факторы:
- колебания потребительского спроса;
- положительные свойства продукции, влияющие на решение покупателя;
- срок годности и другие.
Есть и еще один важный момент – излишки имущества, выявленные при инвентаризации, относятся на внереализационные доходы одним из следующих способов:
- после завершения проверки (уже после оформления акта, составляемого инвентаризационной комиссией);
- на момент заполнения годовых отчетов (сделать это нужно до 31 декабря отчетного года).
Методика налогового учета при этом не будет иметь значения. Перед зачислением излишков на баланс составляется приказ на оприходование излишков при инвентаризации.
Полученные активы предприятие может либо использовать в производстве, либо перепродать. Но это не позволит считать всю стоимость излишков считать расходами. НК РФ определяет последовательность последующего выбытия таких излишков.
Что делать с излишками материалов?
Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.
Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.
В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
- наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
- денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
- ценные бумаги;
- БСО.
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
- в пути;
- на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.