Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об учете транспортно-экспедиционных расходов при применении УСН». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.
В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
- 600 руб. – для мотоциклов.
Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.
В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
- 600 руб. – для мотоциклов.
Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Нормирование затрат на ГСМ
НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.
При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097).
Обращаем Ваше внимание на то, что методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», действовавшие с 2008 г. изменены Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р (вступили в силу 14.07.2015).
Таким образом, стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать в полном объеме или в пределах норм. Выбранный вариант следует закрепить в учетной политике.
Таким образом, возможны следующие варианта учета списания расходов на ГСМ:
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет — имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Что делать, если расходы превышают доходы при УСН 15%
Если расходы оказались больше доходов, то прибыль равна нулю. Но это не значит, что налог пи этом платить не нужно.
Для упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» действует понятие минимального налога – 1% с выручки. Это та сумма, которую по итогам года нужно заплатить при любом раскладе, даже если учитываемых расходов было существенно больше, чем доходов.
Налогоплательщик по итогам года должен посчитать две суммы:
- Разницу между доходами и расходами умножить на 15% (или ставку, действующую в регионе).
- Выручку (не вычитая расходы) умножить на 1%.
Документальное оформление расходов на ГСМ
На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.
При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке его действия;
— сведения о владельце транспортного средства;
— марка и государственный номер транспортного средства;
— фамилия, имя и отчество водителя.
Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.
Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.
Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы вправе учитывать расходы, предусмотренные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных материальных расходов. Исходя из п. 2 ст. 346.16 НК РФ материальные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 254 НК РФ.
На основании п.п. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями.
К работам (услугам) производственного характера также относятся транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в частности перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов).
Таким образом, из приведенных норм следует, что организация, применяющая УСН и выбравшая в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе при определении объекта налогообложения учитывать расходы, связанные с оплатой транспортных услуг по доставке материалов, участвующих в производстве продукции, а также доставке инвентаря и других сопутствующих материалов в составе материальных расходов. Учитывая положения пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, указанные транспортные расходы принимаются к учету после их фактического оказания и оплаты.
Учет поступающего топлива намного проще в компаниях, которые владеют топливными картами на бензин – они могут получить подробные отчеты в личном кабинете, что существенно упрощает учет. Другие варианты:
- водитель покупает бензин или солярку за наличные средства, полученные на предприятии, после чего предоставляет в бухгалтерию чек с АЗС и путевой лист, где указан пройденный путь;
- организация самостоятельно закупает топливо, после чего распределяет его между автомобилями на собственной АЗС — такая практика распространена преимущественно в компаниях с большим автопарком, в этих случаях топливо списывается на основе предоставленных путевых листов.
Безусловно, использование топливных карт выгоднее во всех отношениях. Во-первых, отсутствует риск нецелевого использования средств водителем, во-вторых, намного упрощается работа бухгалтера.
Для списания топлива целесообразно использовать счет 10, который предназначен для учета средств, затрачиваемых на материалы. Как правильно подсказывают опытные специалисты, для списывания средств на приобретение топлива удобно завести субсчет — это сделает отчетность более прозрачной и понятной.
Учет стоимость ГСМ при УСН
Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца
В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля
Накладные, чеки АЗС, выписки со счета
Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены
Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате
Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет
Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ
Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме.
Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения?
Документальное оформление расходов на ГСМ
На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.
При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке его действия;
— сведения о владельце транспортного средства;
— марка и государственный номер транспортного средства;
— фамилия, имя и отчество водителя.
Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.
Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.
Существую утвержденные нормы, рекомендуемые Министерством транспорта, однако они рассчитаны на среднестатистические условия. В реальности на расход топлива может повлиять наличие/отсутствие атмосферных осадков, состояние дороги, загруженность шоссе и многие другие факторы.
Так, если грузовой автотранспорт движется практически по бездорожью, расход топлива может возрасти на 35–40 % с грузом и на 15–20 — без него. Также необходимо учитывать сезон и специфику автомобильных поездок в конкретных населенных пунктах.
Изменения в сети обслуживания карт рублевой программы:
Санкт-Петербург, Ленинградская, Новгородская, Псковская, Мурманская, Тверская область, Республика Карелия.
Изменения в сети обслуживания карт литровой и рублевой программы:
Московская область, Республика Татарстан.
Изменения в сети обслуживания карт рублевой программы:
Ульяновская область, Республика Крым.
Экипаж команды ROSNEFT завоевал титул чемпиона России в шоссейно-кольцевых автогонках
На автодроме Moscow Raceway успешно для команды LADA Sport ROSNEFT завершился 6 этап Российской серии кольцевых гонок (РСКГ).
Воспроизведение материалов сайта
допускается с согласия владельца
Затраты на приобретение автомобиля
Для того, чтобы включить в состав расходов свои затраты на приобретение личного автомобиля, предприниматель должен уметь доказать, что данный автомобиль является основным средством, т.е. является средством труда, непосредственно используемым для осуществления деятельности. Чем дальше предпринимательская деятельность от перевозок, разъездов и т.п., тем труднее это будет доказывать.
Например, имеется судебный прецедент, когда ИП, занимающийся установкой металлопластиковых конструкций, включил в состав расходов стоимость легкового автомобиля, который он использовал, по его словам, для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая инспекция посчитала включение в расходы неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.