Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения в работе с электронными подписями с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если рассматривать законодательство Российской Федерации, а именно Федеральный Закон №14 статья 40 пункт 3, то становится ясно, что любые сделки от мени организации имеет право совершать только руководитель организации. Только он имеет право совершать обмен документами между контрагентами и подавать отчеты в госорганы.
Изначально планировалось, что машиночитаемые доверенности вступят в силу с 1 января 2022 года, однако нововведение решили отложить.
Уже с 1 марта 2022 до 1 января 2023 года наступит переходный период. Можно применять и старые и новые правила. Так сотрудники организаций все еще смогут оформить сертификаты юридических лиц, где будут указаны их личные данные и данные организации, и подписывать документы такой электронной подписью. При этом как и раньше будет нужна будет бумажная доверенность. Все оформленные ЭЦП с такими сертификатами будут действовать до конца 2022 года. В переходный период можно начать использовать новую схему работы с МЧД. Это позволит внедрить и протестировать новую схему работы до того момента, как она станет обязательной. Уже можно оформить электронную подпись физлица без данных организации. Но все документы, которые подписываются такой подписью, с какого-то момента будут действительны только при наличии МЧД. Рекомендуем проверить, умеет ли работать ваша программа электронного документооборота с новым типом доверенностей.
С 1 января 2023 года согласно ФЗ №443 от 30.12.2021 года применение машиночитаемых доверенностей станет обязательным, если документацию подписывает не владелец организации (директор) или ИП.
На сегодня схема работа с МЧД пока не утверждена, не хватает очень многих важных положений:
- Нет рекомендованного формата МЧД, есть рекомендованные форматы от Налоговой службы и Фонда Социального страхования. В ближайшее время Минцифры разработает и представит такой формат.
- Нет узаконенного порядка передоверия такой электронной доверенности, как, например, лоя обычных доверенностей.
- Нет классификатора полномочий для машиночитаемой доверенности. Утвержден только порядок оформления. Полномочия разработаны только для подачи отчетности в ФНС и ФСС.
- Нет разработанной схемы работы с нотариальными конторами и нотариусами.
- Все электронные доверенности нового типа должны храниться в ГУЦ (головном удостоверяющем центре). Схема работы с их информационной системой также еще не проработана и не утверждена.
доверенностей в машиночитаемом виде еще только на пол пути. Ожидается скорая разработка и внедрение недостающих нормативных актов.
Требования к машиночитаемой доверенности
Формат предоставления данные и требования к МЧД опубликованы на сайте нормативно-правовых актов.
Приказ №857 Минцифры от 18.08.2021 года устанавливается:
- МЧД создаются и используются в формате xml (открываются такие документы в автоматизированных системах обработки данных, например можно использовать программу ЭДО). Если вы используете программу, которая не поддерживает автоматизированную обработку данных создавайте доверенность в формате PDF.
- Подписание доверенности осуществляется электронной подписью в формате xmldsig или согласно формату по приказу Минцифры №472 от 14.09.2020 года.
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Кто несет ответственность за правильность документов
Налоговый орган может отказать в регистрации ООО или ИП, если в заявлении допущены ошибки, указаны недостоверные сведения, а также по иным законным основаниям. Нужно помнить, что передача нотариусом документов в налоговую инспекцию — это техническое действие, автоматически НЕ влекущее за собой проверку сведений, указанных в передаваемых документах.
Нотариус не проверяет их юридическую силу, не отвечает за их законность и действительность, не анализирует пакет документов на возможность отказа регистрирующего органа в совершении запрашиваемых заявителем действий. Единственный факт, за который отвечает нотариус, это факт явки лица в нотариальную контору и проставление его личной подписи на заявлении, уведомлении или сообщении, подаваемом в регистрирующий орган. Приведем пример.
Существуют ли исключения из требований по группировке при формировании томов затребованных копий документов
Исключением являются документы, состоящие из большого количества страниц с единой тематикой. Такие документы разделять на отдельные блоки не следует, возможно сформировать и прошить их в одной книге.
Какие дальнейшие действия необходимо предпринять для правильного оформления запрашиваемых документов после группировки их копий на тома и /или книги
1) Все страницы необходимо пронумеровать, начиная с единицы, используя арабские цифры.
2) Копии документов прошить, концы прочной нити оставить на оборотной стороне последнего по нумерации листа и связать их.
3) В том месте, где скреплены концы нити на обратной стороне последнего документа, наклеить бумагу и уже на этой бумаге заверить весь прошитый том.
Как следует заверять копии документов, направляемых в налоговую инспекцию в электронном формате
Для отправки копий документов в налоговую инспекцию сотрудники налоговой инспекции разработали специальный формат, который утвердили приказом (Приказ ФНС от 18.01.2017г. № ММВ-7-6/16@).
Также возможно предоставить документы в отсканированном виде, в соответствии с требованиями ФНС, утвержденных приказом (Приказ ФНС от 17.02.2011г. № ММВ-7-2/168@).
После отправки в электронном виде запрашиваемых документов в налоговую, налогоплательщик на следующий рабочий день получает:
- электронный документ, подтверждающий получение или информацию об отказе в приеме;
- подтверждение отправки документов в электронном виде.
Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках
В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.
Необходимость перевода документов обусловлена тем, что государственным языком РФ на всей ее территории признается русский язык, который подлежит обязательному использованию во взаимоотношениях госорганов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций всех форм собственности и граждан (пп. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Официальное делопроизводство во всех российских организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ»).
Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.
Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
Подавать сшитые документы следует в следующие организации:
- при отчетности в налоговые органы;
- при передаче дел в суде;
- при сдаче документов в архив;
- при подаче на участие в тендерах;
- при передаче в банк заверенных копий бумаг.
Для сшивания потребуются инструменты:
- степлер и скобы;
- иголка, шило и нитки;
- специальные механические устройства.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
Сопроводительное письмо
Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.
Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.
Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.
Заверенные копий документов для налогового вычета
Иные действия необходимы при заверении копий документов, подтверждающих действия личного характера. Например, при подаче заявления частным лицом на получение полагающегося имущественного или социального налогового вычета.
Напомним, что пакет документов на вычет должен состоять не только из копий, но и оригиналов некоторых документов, к которым относятся справки 2-НДФЛ, налоговые декларации 3-НДФЛ, заявление на возврат налога, справки, подтверждающие обучение, и др.
Скопированные документы (паспорт, различные свидетельства, выписки, платежные поручения и др.) заявителю можно заверить самостоятельно. Причем делать это надлежит следующим образом:
-
подписывается каждая страница;
-
заверительная запись располагается внизу откопированной страницы и оформляется отметкой «Копия верна», подписывается, подпись расшифровывается и проставляется дата.
Пакет подготовленных к представлению в ИФНС документов так же, как и при подаче их предприятием, сопровождается описью, в которой фиксируется каждый из них.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Бесплатно получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. НК РФ).
Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Правила о том, как заверять бумажные копии документов для подачи в инспекцию
С 4 января 2020 года заверяйте документы по-новому.
Чем отличаются новые правила от того, как сейчас принято оформлять бумажные копии, расскажем в нашем обзоре. Кроме того, налоговики утвердили формы документов, которые компании будут получать от инспекции.
Как с 4 января оформлять копии на бумаге по-новому
Сейчас есть только рекомендации о том, как формировать сшивы документов. Разъяснения можно найти в Письме Минфина (ФНС направляла его подчиненным, чтобы те использовали его в работе). На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.
Существенных отличий от сложившейся практики в новых правилах (Приложение № 18 к Приказу) немного:
- сшивы многостраничных документов (по-новому сшив называется «том» или «часть») могут быть по объему больше 150 листов. Их надо будет оформлять одним томом или частью. Сейчас в рекомендациях такого уточнения для многостраничных документов нет;
прошивку документов не надо будет заверять печатью, даже если она есть. Достаточно поставить подпись, которая частично захватывает бумажную наклейку. Сейчас печать ставят, если она есть.
Остальные изменения технические.
Обратите внимание: до появления упомянутых рекомендаций Минфин выпускал письмо, из которого следовало, что заверять нужно копию каждого документа, а не подшивку. Поэтому, если вам нужно представить документы в инспекцию до 4 января, уточните, не возражают ли налоговики против заверки подшивки целиком.
С 4 января налоговики будут присылать вам обновленные формы документов
Также приказом утвердили множество форм требований, решений, постановлений и других документов, которые применяют налоговики. Перечислим некоторые из тех, с которыми вы можете столкнуться:
- требование о представлении документов (информации);
- дополнение к акту налоговой проверки;
- решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
- уведомление о вызове в налоговый орган налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента);
- требование о представлении пояснений;
- протокол допроса свидетеля;
- акт налоговой проверки;
- извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки;
- уведомление о непредставлении расчета по страховым взносам.
Как не пропустить требование (уведомление) по ТКС
На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.
В какой срок нужно отреагировать на требование ? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.
Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.
Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.