Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
- за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
- за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
- за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Изменения в 2022 году
Согласно текущим изменениям утвержденными Министерством транспорта РФ все ИП и организации, использующие в своей деятельности автомобили, грузовые машины, автобусы, трамваи и троллейбусы должны учитывать новые правила оформления путевых листов.
Итак, что изменилось в 2022 году:
- 1. Сведения о перевозке — новый обязательный реквизит, здесь отмечается вид сообщения и перевозки. Какие виды перевозок могут быть в путевом листе:
- перевозка пассажиров и багажа на регулярной основе,
- заказная перевозка пассажиров и багажа,
- организованная перевозка детской группы,
- перевозка пассажиров и багажа с использованием легкового транспорта такси,
- грузоперевозки,
- перевозки для собственных нужд.
- 2. Сведения о транспортном средстве — сейчас здесь указывается какой марки транспортное средство и прицеп (до этого вносили тип и модель). Здесь же заносятся показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее по окончании рабочего дня (ранее информация не указывалась).
- 3. Медосмотр и технический контроль — после проверки транспортного средства, если все хорошо, ставится метка о разрешении выпуска на линию. После прохождения водителем медицинского осмотра тоже ставится соответствующая отметка, например «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
- 4. Журнал регистрации — журнал регистрации путевых листов ведется в электронной форме с использованием ЭЦП.
Что такое журнал движения ПЛ, как и зачем его вести?
Все собственники ТС должны вносить записи об оформленных ПЛ в соответствующий журнал. Ведение такого документа разрешено в электронном формате, при этом необходимо его заверять с помощью ЭП и иметь возможность распечатать необходимые страницы. Форма журнала разрабатывается самостоятельно или используется утвержденная Постановлением Госкомстата № 78. Электронный вариант такого документа экономит время на его оформление и обработку, сокращает риски порчи или утраты бумажного экземпляра, а содержащиеся сведения в таком журнале всегда актуальны и легкодоступны.
Что касается сроков хранения такого журнала — в действующих законах по этому вопросу ничего нет. Однако составленные ПЛ нужно хранить не менее 5 лет. Можно заключить, что журналы учета ПЛ тоже должны храниться не менее этого срока. Проверку этого документа могут инициировать представители многих государственных ведомств: ГИБДД, Роспотребнадзор, ФНС, Трудовая инспекция.
Как ездить без путевого листа на служебном автомобиле?
Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, использующие транспортные средства для осуществления перевозок грузов, пассажиров, багажа, обязаны иметь при себе путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Есть ситуации, когда нужна путевка на легковой частный автомобиль. Например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку.
В заключение, стоит выделить тех водителей, которым оформлять путевые листы необязательно.
- Когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физическому лицу посредством оформления доверенности.
- Когда автомобиль находится в собственности юридического лица или индивидуального предпринимателя и для него не важен учет расходов на бензин.
Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом (Комментарий к постановлению Минтранса РБ от № 25)
– автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если наниматель по данным автомобилям не производил расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы.
Однако существует одно исключение из вышеуказанного правила. Это случаи использования работником с разрешения нанимателя личного легкового автомобиля в служебных целях. Так, согласно ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. При этом в случае использования работником личного автомобиля в служебных целях данный автомобиль во владение и пользование организации не переходит, а остается у работника. Следовательно, на организацию не может быть возложена обязанность по оформлению путевых листов. Однако для целей учета, в т.ч. работы автомобиля для нужд организации, а также движения топлива работнику необходимо оформлять учетный регистр. Форма такого регистра может быть определена организацией самостоятельно. При этом рекомендуется за основу взять форму путевого листа, которая предусматривает необходимую информацию о работе автомобиля и водителя.
Что изменилось в путевых листах с 1 марта 2022 г
Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель. Для этого организация нанимает в штат медработника, организует медпункт или заключает договор с медицинским учреждением. Чтобы проводить медосмотр, у работника или учреждения должна быть лицензия на медицинскую деятельность (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 04.05.2022 № 99-ФЗ).
Аренда без экипажа. Арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. По договору аренды без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование. При этом арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом (ст. 642 ГК). Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор несет расходы на ГСМ (ст. 646 ГК).
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2022, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
Оформление путевого листа автотранспортного предприятия ̶ обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.
Особенности заполнения
Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:
- с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
- показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
- журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
- если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
- необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.
Когда нужен путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.
Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль ?
В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.
Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом (Комментарий к постановлению Минтранса РБ от № 25)
Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации).
Минтрансу поручены разработка и утверждение технических нормативных правовых актов, норм в области транспортной деятельности, форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также порядка их оформления. Данную задачу Минтранс выполнил, утвердив постановление от 29.03.2012 № 25 (далее – постановление № 25; вступило в силу 29 августа 2012 г.).