Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Квалификационные требования к должности документоведа 1 категории». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
Документовед:
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
6. Организует внедрение систем ведения документации.
7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Должностная инструкция документоведа: основные компетенции и обязанности
Инфо
Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.
Общие положения 1. Документовед относится к категории специалистов. 2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. 3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности (директором, руководителем) организации по представлению (должность) 4.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Читать дальше: Акт приема передачи грузового автомобиля образец
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.
Кто такой документовед и какие требования к работнику
Краткий перечень того, что входит в обязанности документоведа, можно найти на сайтах агентств по подбору персонала. Специальность востребована и постоянно обновляется. Документовед необходим в организациях всех форм собственности, где работа с документацией требует специального внимания и организации:
- государственные (муниципальные) и бюджетные организации и учреждения;
- крупные предприятия и организации независимо от отраслевой принадлежности;
- архивы и пр.
В список основных требований к документоведу, необходимых для исполнения должностных обязанностей, входит:
- высшее образование (бакалавриат);
- знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Российская Федерация – это страна производственной и сельскохозяйственной направленности. В каждой отрасли встречается огромное количество трудовых категорий и профильных специалистов. Для их группировки и систематизации был разработан единый квалификационный справочник должностей специалистов и служащих. Его также называют ЕТКС.
Этот многофункциональный документ относится к разряду общероссийских реестров. Общероссийский классификатор профессий и должностей 2020 не только иллюстрирует весь перечень существующих в России профессий, но и закрепляет основные квалификационные требования к ним.
2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документною информации на основании использования организационной и вычислительной техники: с учета, контроля исполнения, оперативного сохранения, справочной работы.
2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления.
2.3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.
2.4. Готовит предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.6. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие системы документации, которая включает также документы на машинных носителях и классификаторы документной информации.
2.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8. Принимает участие в отборе документов, которые передаются на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов.
2.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новых информационных технологий (в том числе безбумажных), которые базируются на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз банков данных.
2.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационного обеспечения.
2.11. Участвует в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
2.12. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.13. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
Квалификационный справочник документовед 1 категории
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. 2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. 2.10.
Важно
Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). 2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. 3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 5. Организует внедрение систем ведения документации. 6.
Должностная инструкция документоведа (вариант 2)
Читайте по теме в электронном журнале В наиболее общем виде обязанности документоведа в организации сводятся к следующим:
- ведет учет, контроль исполнения, обеспечивает оперативное хранение документной информации;
- контролирует состояние делопроизводства;
- разрабатывает унифицированные системы и классификаторы для документации;
- ведет работу по упорядочению состава документов и информационных показателей;
- оптимизирует документопоток;
- принимает меры к сохранности документов;
- проводит экспертизу ценности;
- разрабатывает нормативно-методические документы по своей сфере деятельности.
Должностные обязанности документоведа в учреждении могут иметь свою специфику в зависимости от сферы деятельности. Например, документовед в судебных органах будет иметь ряд обязанностей, применительно к специфичности документации.
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.
Как выстроить эффективную систему документооборота
Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.
Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.
- Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
- Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
- Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Документовед: ответственность и права
Должностная инструкция наделяет документоведа определенными правами. Он имеет право не только рассматривать новые формы и методы обработки документации, но и требовать от администрации всяческого содействия в этом.
В частности, документовед может настаивать на оптимизации технических условий хранения документов. Кроме того, за ним остается право поощрения подчиненных ему сотрудников или привлечения их к административной ответственности в случае нарушения ими трудовой дисциплины.
Должностная инструкция предоставляет документоведу право самостоятельно разрабатывать меры по совершенствованию функционирования отдела документационного управления. По сути, он выполняет надзорную функцию на предприятии в области делопроизводства. В случае обнаружения каких-либо недочетов он имеет право потребовать письменных или иных объяснений от сотрудников отдела документационного управления.
Должностная инструкция документоведа предусматривает также ответственность за:
- халатное отношение к своим обязанностям;
- за причинение материального ущерба компании;
- за утрату или физическую порчу обрабатываемых документов (умышленную или не умышленную).
Должностная инструкция документоведа отдела кадров подчеркивает, что сотрудник, состоящий в этой должности, находится в подчинении у начальника кадровой службы. Его первейшая обязанность в этом случае — обеспечить полную сохранность личных документов всех членов коллектива.
Но, как правило, должность документоведа отдела кадров есть только в особо крупных предприятиях. В обычной практике с этой функцией справляются начальник отдела кадров или его заместители.
Чем занимается документовед?
Чтобы понять, кто такой документовед и что входит в его обязанности, необходимо познакомиться с типовой должностной инструкцией этого специалиста. В ней подробно регламентируется сфера его деятельности. В обязанности специалиста входит:
- Разработка и реализация технологического процесса работы с документами, включая приём, хранение, ведение справочного аппарата.
- Участие в работе службы документационного обеспечения управления организацией.
- Разработка и внедрение единых стандартов ведения отчётности в организации и её структурных подразделениях.
- Разработка мер по оптимизации, упорядочению состава документов, сокращению объема информации на бумажных носителях.
- Участие в комиссиях по установлению ценности документов, передаче их в архив на постоянное хранение, по выведению из текущего оборота и уничтожению.
- Внедрение автоматизированных систем управления и обмена информацией, электронных баз данных и других инновационных систем организации документооборота.
- Изучение и внедрение передового опыта организации документационного сопровождения управления.