Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По большому счету, любой документ, принятый руководством организации, является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.

Кто составляет и утверждает ЛНА

Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.

Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.

В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:

• название организации;
• название акта;
• номер, дату и место утверждения;
• отметку о согласовании;
• при наличии приложений — отметку об этом;
• отметку об утверждении руководителем;
• данные о том, когда ЛНА вступает в силу.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:

1. Федеральный закон №273-ФЗ.
2. Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
3. Приказ Минобрнауки №462.
4. Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.

Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Иностранные работники

С 2023 года придется уплачивать единый тариф страховых взносов, в том числе в ФОМС России, с заработной платы по трудовым договорам и вознаграждений по договорам ГПХ постоянно проживающим на территории РФ высококвалифицированным специалистам и временно пребывающим иностранным гражданам. Сейчас же, напомним, взносы на обязательное медицинское страхование за иностранных сотрудников работодатели не платят.

Данное изменение позволит иностранным гражданам получать медицинскую помощь по ОМС, но только через три года. К тому же в связи с изменениями работодатели больше не будут обязаны требовать представления полиса ДМС и указывать его реквизиты в трудовом договоре.

Как составить новые правила по охране труда с 1 января 2023 года

В компаниях, которые разрабатывают собственные правила по охране труда, руководитель может принять решение, заменить их полностью с 1 января 2023 года, то есть разработать все документы заново с учетом рекомендаций из приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н. Есть и новые компании, которые только начали функционировать. Если организация решила издавать свои собственные правила по охране труда, нужно сделать следующие шаги:

1. Установите, для какой цели вы разрабатываете внутренние правила. Возможно, руководитель или специалист по охране труда считает, что в нормативных правовых правилах требования охраны труда слишком занижены, или их недостаточно для обеспечения безопасности.
2. Определить исполнителей для разработки правил. Важно, чтобы в разработке участвовали руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, сами работники и их представительный орган.
3. Внимательно изучить отраслевые правила по охране труда, которые вы хотите улучшить. Подчеркните для себя, какие требования по охране труда вы сделаете более строгими, для того чтобы обезопасить работников. Вы не можете уменьшать требования, указанные в государственных правилах по охране труда, так как это противоречит 8 статье ТК РФ.
4. Внимательно проследите, чтобы ваши дополнения не противоречили различным правилам, федеральным законам, другим нормативным правовым актам, а также коллективному договору. Локальные нормативные акты не должны при этом противоречить отраслевым правилам, утвержденным Минюстом России.
5. Обязательно перед утверждением учтите мнение представительного органа. Например, направьте в профком или другой представительный орган проект правил, предложите внести свои предложения, указать на недостатки.
6. Утвердите правила, согласуйте их, а после ознакомьте с ним работников под подпись.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Виды локальных нормативных актов

Основные виды локальных актов можно разделить на:

• обязательные (наличие этих документов в организации установлено законодательством);
• необязательные (не предусмотрены трудовым законодательством).

В зависимости от сферы действия ЛНА бывают:

• общего характера (указанные в них положения распространяются на всех без исключения сотрудников компании);
• специального характера (прописанные в них нормы применяются в отдельных случаях).

По способу принятия ЛНА бывают:

• принимаемые лично работодателем;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа рабочего персонала.

Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

ВАЖНО!

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Как правильно разработать, утвердить, согласовать

1. Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
2. Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
3. Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
4. Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
5. Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Новая статья ТК: локальные акты на микропредприятиях можно не разрабатывать!

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

• На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
• Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составлени�� (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

ВАЖНО!

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

• №273-ФЗ;
• федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
• приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
• приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

1. Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
2. Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
3. Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с ра��отниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
4. Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
5. Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

ВАЖНО!

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.

В комплекте документов по охране труда можно выделить 4 части:

• внешние документы, которые содержат правила эксплуатации приборов и оборудования, требования безопасности при использовании инструментов, сведения о степени опасности тех или иных материалов, сертификаты соответствия;
• документация управления организацией;
• документы подразделений;
• документы на рабочих местах.

В перечень необходимых документов по охране труда в организации входят:

1. Приказы:

• об организации работы по охране труда и обеспечению безопасных условий работы;
• о создании службы или отдела по охране труда (актуально в организациях, в которых более 50 сотрудников);
• о создании комиссии по охране труда;
• о назначении сотрудников ответственными за безопасность при эксплуатации различных установок и оборудования;
• о назначении ответственных за проведение работ повышенной опасности (отдельными приказами назначаются ответственные за электрохозяйство, газовое хозяйство, пожарную безопасность, техническую эксплуатацию зданий и сооружений);
• о разработке инструкций по охране труда с указанием ответственных;
• об утверждении инструкций по охране труда;
• о продлении срока действия инструкций или пересмотре и внесении в них изменений;
• об утверждении инструкций о мерах пожарной безопасности и поведения при пожаре;
• о порядке присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
• о назначении комиссии по СОУТ;
• о проведении обучения и проверки знаний по охране труда работников организации;
• о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда и безопасных методов работы.

1. Перечни:

• действующих инструкций по охране труда (по видам деятельности);
• должностей и профессий сотрудников, которые освобождены от инструктажа на рабочем месте;
• должностей и профессий сотрудников, которым необходимо присвоить I группу по электробезопасности;
• должностей и профессий работников, которым необходима группа по электробезопасности (от II и выше);
• работ повышенной опасности;
• рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда;
• профессий и должностей сотрудников, которым положены средства индивидуальной защиты (обязательно указывают виды средств, необходимое количество, сроки использования), а также обезвреживающих средств;
• поименный список работников, обязанных проходить предварительный и периодический медицинские осмотры.

1. Журналы:

• вводного инструктажа по охране труда;
• инструктажа на рабочем месте;
• учета инструкций по охране труда;
• учета несчастных случаев на рабочем месте;
• учета выдачи инструкций по охране труда;
• учета инструктажей по пожарной безопасности;
• учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
• регистрации работ по охране труда.

Также к обязательным документам по охране труда относятся:

• правила внутреннего распорядка работы организации;
• должностные инструкции сотрудников — указываются обязанности в области охраны труда;
• положение об организации работы по охране труда;
• инструкции по охране труда, мерах пожарной безопасности;
• программы инструктажей;
• программы обучения по охране труда;
• графики обучения и проверки знаний;
• удостоверения проверки знаний по охране труда, пожарно-технического минимума;
• акты о расследовании несчастных случаев на производстве, случаев профессиональных заболеваний;
• личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты и обеззараживающих средств;
• график проведения периодических медосмотров, акты по итогам их проведения;
• документация по СОУТ;
• нормативно-правовые акты, которые содержат требования по охране труда, соответствующие специфике предприятия.

Отсутствие организационно-распорядительных документов по охране труда является нарушением трудового законодательства.

Локальные документы по охране труда разрабатываются на основании ТК РФ, а также Федеральных законов:

• от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов».

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2010 г. № 1160 «Об утверждении положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда» к нормативным правовым актам по охране труда, на которые также необходимо опираться при разработке пакета документов, отнесены:

• стандарты безопасности труда;
• правила и типовые инструкции по охране труда;
• санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, в которых прописаны требования к факторам производственной среды, к трудовому процессу.

При разработке перечня документов по охране труда на предприятии надо учесть следующие требования к документам по охране труда:

• ЛНА не должны противоречить Федеральному законодательству и государственным нормативным правовым актам в сфере охраны труда;
• не должны содержать норм, которые ухудшают положение работника по сравнению с тем, которое прописано в Федеральном законодательстве о труде, об охране труда;
• внутренние документы по охране труда должны действовать только в рамках одной организации.

Обязательные локальные нормативные акты

Заметим, что трудовое право и локально нормативные акты взаимосвязаны. Так, на сегодняшний день, все без исключения работодатели обязаны разрабатывать и утверждать некоторые виды локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Так, к примеру, работодатель, в любом случае обязан разработать график отпусков и штатное расписание. Это требование ТК РФ (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 123). Такие локальные нормативные акты работодателя будут регулировать вопросы отпусков и наименования должностей. Эти вопросы, безусловно, затрагивают всех сотрудников без исключения. Однако конкретный перечень локальных нормативных актов, все же, определяет работодатель на свое усмотрение.

Вместе с этим, в связи с изменениями в ТК РФ с 2017 года ситуация изменится. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права можно будет вообще не утверждать.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Рекомендации от КонсультантПлюс (бесплатный доступ)

Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

• №273-ФЗ;
• федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
• приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
• приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Похожие записи:

• Как отменить отказ от наследства после 6 месяцев
• Норма работы сторожей в месяц 2024 году
• Правила въезда в Украину в 2024 году