Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить карточку образцов подписей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для компаний, у которых открыты несколько счетов в разных банках, потребуется отдельная копия карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенная по всем правилам. В документах для разных кредитных организаций допускается указывать разных уполномоченных лиц, если это необходимо и предусмотрено локальными актами.
Заполняется ли карточка подписей на каждый открытый расчетный счет
При открытии нескольких счетов в одной кредитной организации чаще всего обходятся одним общим документом, но допустимо оформить отдельный для операций по каждому счету — все зависит от требований банка.
Если требуется образец карточки с образцами подписей для контрагента, его оформляют отдельно или запрашивают в кредитной организации копию. Сотрудники и их автографы в таком документе чаще всего отличаются от банковских, так как с кредитными организациями взаимодействуют руководители, бухгалтеры и кассиры, а с контрагентами — снабженцы, менеджеры, логисты и другие уполномоченные работники.
Целевое назначение данного формуляра состоит в следующем: ответственные сотрудники обслуживающего финансового учреждения должны хорошо знать оригинальную подпись обладателя счета или, как вариант, его доверенного (уполномоченного) представителя.
Кроме того, такая карточка содержит эталон оттиска печати (штемпеля) хозяйствующего субъекта, владеющего счетом, по которому совершаются приходные/расходные транзакции.
Работники банка, как уже говорилось ранее, тщательно сверяют подписи/печать, которые проставляются на всех расчетных документах клиента, с образцами подписей/печати, приведенными в карточке обладателя счета.
Банковские служащие вынуждены проявлять такую осмотрительность, поскольку они оперируют денежными средствами своих клиентов и, конечно, несут известную ответственность перед ними.
Подписи/печать в расчетной документации должны точно соответствовать аналогичным реквизитам карточки образцов.
Чтобы их можно было верифицировать, они должны указываться отчетливо и разборчиво.
Если у операционного работника обслуживающего банка возникают затруднения с однозначной идентификацией подписи/печати на расчетном документе, он вправе потребовать у клиента повторного проставления подписи/печати на соответствующем бланке.
Если, к примеру, подпись на документе после этого не будет точно соответствовать образцу в шаблонной карточке, операционный сотрудник финансового учреждения вправе обоснованно отказать заявителю в оказании запрашиваемого сервиса.
Обязательно ли ставить оттиск печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.
На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2021 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.
Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
Как сделать копию карточки образцов для контрагента?
В некоторых ситуациях свой образец карточки с образцами подписей нужен для контрагента. В этом случае владелец счета может:
- обратиться в обслуживающую кредитную организацию — копия банковской карточки с образцами подписей будет изготовлена банком и удостоверена в надлежащем порядке. Такая копия должна быть заверена подписью главного бухгалтера банка (или его заместителем) или иным сотрудником, имеющим соответствующие полномочия (п. 7.3 Инструкции № 153-И);
- обратиться в обслуживающий банк для изготовления дополнительных экземпляров КОП. Их число не ограничено, Инструкция №153-И прямо указывает на возможность использования несколько экземпляров этого документа.
Заполняется ли карточка подписей на каждый открытый расчетный счет
Для компаний, у которых открыты несколько счетов в разных банках, потребуется отдельная копия карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенная по всем правилам. В документах для разных кредитных организаций допускается указывать разных уполномоченных лиц, если это необходимо и предусмотрено локальными актами.
При открытии нескольких счетов в одной кредитной организации чаще всего обходятся одним общим документом, но допустимо оформить отдельный для операций по каждому счету — все зависит от требований банка.
Если требуется образец карточки с образцами подписей для контрагента, его оформляют отдельно или запрашивают в кредитной организации копию. Сотрудники и их автографы в таком документе чаще всего отличаются от банковских, так как с кредитными организациями взаимодействуют руководители, бухгалтеры и кассиры, а с контрагентами — снабженцы, менеджеры, логисты и другие уполномоченные работники.
Когда заполняется карточка образцов подписей в банк в 2021 году представителем организации, ему необходимо придерживаться требований из инструкции ЦБ РФ № 153-И.
ВАЖНО!
Нельзя делать никаких помарок и исправлений. Все записи выполняются четко и разборчиво одним человеком, одной шариковой ручкой (синего, черного или фиолетового цвета) или одним шрифтом при наборе на компьютере.
Если используется унифицированная форма документа (ОКУД 0401026), следует заполнить все поля и поставить сплошные прочерки в незаполненных местах. В карточке обязательно указывают:
- Наименование владельца счета — полное, как в учредительных документах, и сокращенное.
- Наименование кредитной организации, в которой открыт счет.
- Наименование и номер счета, по которому осуществляются операции.
- Номер контактного телефона.
- Полностью Ф.И.О. лиц, чьи подписи удостоверяются.
- Образцы подписей.
- Дату заполнения.
- Образец оттиска печати (не всегда).
В специальном поле ставится удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности автографов. Ее делает:
- нотариус;
- руководитель организации;
- уполномоченный сотрудник банка.
При необходимости документ составляется и заверяется в нескольких равносильных экземплярах.
Обязательно ли ставить оттиск печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.
На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.
Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
Для чего нужна карточка с образцами подписей и оттиска печати
Развитие системы безналичных расчетов и требования законодательства делают невозможной работу без банковских счетов. Их открытие и закрытие подчиняется правилам, установленным Банка России в Инструкции от 30.05.2014 № 153-И (действует редакция от 24.12.2018).
Для открытия счета предприятия и ИП представляют в кредитную организацию (п. 4.1 Инструкции № 153-И):
- учредительные документы;
- карточку с образцами подписей и оттиска печати;
- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке и др.
Если возникло подозрение, что подпись на документе поддельная, то назначается почерковедческая экспертиза. В случае положительного результата (подпись признана поддельной) виновникам грозит уголовная ответственность. И это независимо от того принял ли работник решение о подделке самостоятельно, или сделал это по указанию директора. Последствия могут быть такие:
- Если подделавший подпись сотрудник извлек из этого личную выгоду, то может быть мошенничеством.
- Если нет, то ему грозят судебные разбирательства за подделку документов.
- Если это сделано по указанию или с ведома руководства, то суд грозит и директору.
- Документы с подделанной подписью будут считаться недействительны, а все сделки, в которых они фигурировали должны быть аннулированы.
Каков порядок заполнения карточки
- Клиент заполняет строку «Владелец счета», если он физическое лицо свои Ф.И.О., дату рождения, вид деятельности, если юридическое лицо – наименование организации в соответствии с учредительными документами.
- В строке «Место нахождения (место жительства)» юр. лицо указывает адрес организации, физ. лицо – адрес своей фирмы или домашний адрес.
- Указывается контактный телефон (возможно несколько).
- Далее в строке «Банк» прописывается название банка, «Отметки банка» и «Прочие отметки» клиентом не заполняются.
- На оборотной стороне формы указываются название, реквизиты клиента, номер банковского счета (для банка).
- В конце клиент проставляет свою подпись, дату заполнения карточки и образец оттиска печати (если есть).
Скачать бланк формы КОП, действительной в 2017 году, можно ниже.
Банковские и финансовые учреждения стараются обеспечивать полную сохранность финансовых средств своих клиентов, и карточка с подписями и печатью является подтверждением этого. В соответствии с ней, утвержденное законодательно, в том числе Порядком 24н, каждое лицо может быть уверенным в том, что его средства или средства его фирмы находятся под полной банковской защитой.
Функции банковской карточки подписей
Сотрудникам кредитной организации, Казначейства, представителям контрагента нужен образец для проверки получаемых от организации документов. Для этого изначально формируется бланк, карточка подписей для банка, Казначейства или контрагента, в котором содержится оригинал собственноручно исполненного автографа уполномоченного лица. Нередко пользование счетом, взаимодействие с контрагентами осуществляются по доверенности от руководителя или индивидуального предпринимателя, поэтому такое удостоверение необходимо.
Функции следующие, для чего создается карточка образцов подписей:
- удостоверяющая — форма удостоверяет подлинность визы;
- информационная — бланк содержит данные об организации, реквизиты, адрес.
Сейчас большинство транзакций осуществляется при помощи электронных платежей, через системы клиент-банка, но кредитные организации вправе настаивать на обязательности заполнения бланка, он утвержден инструкцией Банка России № 153-И от 30.05.2014.
Нужно ли нотариально заверить карточку с образцами подписей
П. 7.9-7.10.4 Инструкции № 153-И сообщают о заверении подписей карточек следующее:
- подлинность подписей может быть засвидетельствована нотариусом – при желании клиента;
- в противном случае подлинность подтверждается сотрудниками банка, которые устанавливают личности подписантов, проверяют их полномочия. Затем в присутствии банковских работников в карточке проставляются собственноручные подписи.
Число подписей в карточке:
- для организации – минимум две, если иное не определено соглашением между банком и юрлицом. Одна из подписей должна принадлежать руководителю, вторая – иному работнику (не обязательно главному бухгалтеру);
- для ИП обязательна одна подпись (самого предпринимателя), но разрешается добавить еще одну – уполномоченного лица.
Понятия первой и второй подписи не применяются, т.к. предыдущая Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И, действовавшая до актуальной и использовавшая данные термины, утратила силу с 01.07.2014. При этом согласно п. 12.2 Инструкции № 153-И переоформление старых карточек не требовалось, несмотря на указание очередности подписей.
Оформление такой бумаги происходит при обращении юридическим лицом в банк, если ему необходимо открыть расчетный счет, депозит или же кредит, в зависимости от того, на какие финансы он планирует поддерживать свой бизнес.
Бумага используется и расценивается банком как подлинная информация о человеке и организации, как оригинал, с которым можно сравнивать последующие росписи и печати предпринимателя. Именно по ней будут проверяться на подлинность все бумаги, которые необходимо отсылать в банковское учреждение юридическому лицу.
Существует несколько вариантов оформления такой карточки:
- Карта создается в банке, который предприниматель посетил для открытия счета какого-либо характера. Она непосредственно находиться в этом учреждении и никуда не копируется, поскольку в человека нет необходимости сотрудничать с другим банком. Но если же такая нужда имеется, то банк выдает копию карточки с образцами печати и росписи, которую юридическое лицо предоставляет в другое учреждение. Но копия документа должна быть в обязательном порядке заверена сотрудником выдавшего ее банка, в противном случае она недействительна.
- Карта может быть оформлена специально у нотариуса. А далее заверенный документ уже может предпринимателем предоставляться в любое необходимое ему кредитно-финансовое учреждение для получения банковских услуг. Такой метод является самостоятельным, человек в праве сам выбирать юридического специалиста, способного взять на себя ответственности по оформлению карточки.
Карточка имеет свой собственный строгий образец и заверенный Инструкцией ЦБ бланк. Соответственно если в документе будут несовпадения с оригиналом образца, то карта будет признан недействительной на законных основаниях.
Документ включает в себя следующую информацию:
- Наименование человека, на которого в банке оформляется или же уже существует счет на предпринимательскую деятельность.
- Пометка учреждения, имеющая информацию о полной дате, в момент которой началось использование карточки после оформления.
- Сокращенное наименование организации, имеющей счет в банке.
- ФИО человека, оставившего в карточке подпись на оформление.
- Образец подписи.
- Дата заполнения бумаги.
- Роспись обладателя банковского счёта.
- Образец следа печати по необходимости. Этот пункт не обязателен к заполнению, поскольку не все юридические лица имеют собственные печати.
- Удостоверительная надпись от сотрудника учреждения или нотариуса, означающая оригинал печати и росписи и запускающая действие бумаги.
Помимо этого по желанию клиента или же по необходимости можно добавить следующие сведения:
- Место, в котором находиться организация.
- Номер мобильного телефона человека.
- Номер нескольких или единичного счета, которые задействованы в финансировании деятельности.
- Срок возможностей пользования банковскими услугами.
- Сведения о выданных денежных чеках.
Карта образца печати и подписи имеет свои сроки действия. Обычно, срок заканчивается по окончании договора о банковском счете. Срок можно закончить самостоятельно, если требуется смена карточки, то есть будет введена новая бумага с обновленной информацией о потребителе.
Новая карта может быть оформлена если:
- Необходимо заменить или же дополнить подпись еще одного человека.
- Требуется изменить или утратить печать, поскольку предыдущая больше недействительна.
- Необходимо изменение контактной информации указанных лиц.
- Требуется поменять информацию о юридическом лице в целом, например, изменилось его название или же место нахождения.
- Завершить действие бумаги можно досрочно в случае, если полномочия лиц, чьи подписи в ней стоят, прекратились. Карта также продлевается, но для такой операции необходимо представить документы, необходимые для первоначального оформления. Если же карта потеряла деятельность из-за прекращения полномочий, то эту причину стоит подтвердить распорядительным документом по утере возможностей человека.