Как проводить расчеты с подотчетными лицами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводить расчеты с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

Проверка расчетов с персоналом

В ходе инвентаризации расчетов с персоналом необходимо убедиться в правильности и обоснованности сумм, числящихся на следующих счетах бухгалтерского учета:

  • 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»;

  • 0 302 12 000 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;

  • 0 302 13 000 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;

  • 0 302 14 000 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме»;

  • 0 302 66 000 «Расчеты по социальным пособиям и компенсации персоналу в денежной форме»;

  • 0 302 67 000 «Расчеты по социальным компенсациям персоналу в натуральной форме»;

  • 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»;

  • 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

В течение какого времени следует удержать с подотчетного лица не израсходованную им сумму, за которую оно не отчиталось?

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ позволяет удержать невозвращенный аванс по подотчетным суммам из заработной платы работника, однако при этом следует учитывать, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ размер удержания не может быть более 20% при каждой выплате заработной платы. Обратите внимание, что установленные размеры удержаний (50 и 70%) применяются при исполнительном производстве при наличии исполнительного листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Если же работодатель пропустил месячный срок или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст. ст. 248, 392 ТК РФ.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что работник не вернул остаток аванса в сумме 1000 руб. Заработная плата работника за месяц за вычетом НДФЛ составила 25 000 руб. По распоряжению руководителя и при согласии самого работника производится удержание невозвращенной суммы из его заработной платы.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации должны быть оформлены документально. Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи. В частности, при инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Заполнить эту форму несложно. В ней указываются:

  • наименование юридического лица;

  • единицы измерения (рубли);

  • номер и дата приказа о проведении инвентаризации;

  • даты начала и окончания инвентаризации;

  • место проведения инвентаризации (указывается наименование отдела, в котором проводится инвентаризация, в частности бухгалтерия, дополнительно может быть приведен номер кабинета);

  • наименование вида расчетов. В данном поле фиксируется конкретный вид расчетов (например, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с бюджетом);

  • заключение комиссии. В этом поле отражаются результаты инвентаризации (размер имеющейся задолженности, ее характер (текущая, просроченная) и пр.).

В табличной части инвентаризационной описи указываются:

  • в поле «Наименование дебитора» – Ф. И. О. сотрудников (в том числе подотчетных лиц) или вид платежа (если сверяются расчеты с бюджетом). Поле «Наименование кредитора» заполняется аналогичным образом;

  • в поле «Номер счета» – номер проверяемого счета;

  • в полях «Сумма задолженности по балансу» – общая сумма задолженности, а также сумма, подтвержденная (не подтвержденная) дебиторами и кредиторами, в том числе сумма задолженности с истекшим сроком годности.

Инвентаризация расчетов с бюджетом

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:

  • 303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;

  • 303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

  • 303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

  • 303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;

  • 303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».

Часто встречающиеся ошибки при составлении трудового договора

При проверке кадрового делопроизводства встречаются недопустимые ошибки при заключении трудового договора с работником. Наиболее распространённые из них следующие:

Ошибки Комментарий
Не указывается основание, в силу которого представитель работодателя наделен соответствующими полномочиями Устав, доверенность и т.д.
Некорректно указано место работы Если место работы указано с указанием адреса, то при смене адреса работодателя необходимо заключать дополнительное соглашение.
Трудовая функция В случае, если выполнение трудовых обязанностей предполагает предоставление компенсаций, льгот и т.д. – наименование должности или профессии должно соответствовать формулировкам, указанным в квалификационных справочниках или иных документах, регламентирующих определение льгот (компенсаций).
Не указана дата начала работы В случае, если дата начала работы не указана – работник обязан приступить к работе не позднее следующего дня после заключения трудового договора.
Не указаны причины заключения срочного трудового договора В соответствии со ст. 58 ТК РФ указание причины, послужившей поводом для заключения трудового договора, является обязательным условием.
Не указаны условия оплаты труда Конкретный размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника указывается в обязательном порядке, а доплаты, надбавки и поощрительные выплаты указываются путём перечисления без указания конкретных размеров выплат.
Условия труда на рабочем месте Не указаны конкретные условия под конкретного работника (например, совместителям указывается полный рабочий день, что не является возможным)
Не указываются конкретные гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда Данные параметры указываются в соответствии с результатами проведённой специальной оценки условий труда:
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • сокращённая продолжительность рабочего времени;
  • повышенный размер заработной платы.
Отсутствие подписи работника при получении второго экземпляра договора Подпись при получении второго экземпляра договора работником обязательна.
Отсутствие ознакомления работника с локальными актами В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Читайте также:  Льготы и гарантии для людей с инвалидностью

Какие документы относятся к локальным актам, требующих проверки

  • перечень ответственных сотрудников, которые правомочны получать денежные средства под отчет;
  • перечень сотрудников руководящего состава предприятия, которые располагают доверенностью давать поручения сотрудникам в отношении целевого использования авансовых средств, а сотруднику бухгалтерской службы, либо кассиру предприятия – распоряжения в отношении выдачи денежных сумм под отчет.

Авансовые отчеты следует проверять на:

  • соответствие использования денежных средств с целевым назначением;
  • соответствие сроков составления авансового отчета со сроком возврата оставшихся денежных средств;

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Для оформления инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам применяются следующие регистры бухгалтерского учета:

1) инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091). В ней отражаются результаты инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждения (по счету 0 205 00 000). Данная опись составляется в разрезе дебиторов. Если в результате инвентаризации выявлена неподтвержденная либо просроченная (с истекшим сроком исковой давности) дебиторская задолженность по доходам, соответствующая информация отражается в графах 5, 6 указанной описи;

2) инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083). В ней отражаются результаты инвентаризации сумм задолженности по кредитам, зай­мам (ссудам), находящимся на учете в учреждении (по счету 0 207 00 000). Опись заполняется по видам задолженности в разрезе заемщиков и кредитных соглашений по соответствующим номерам счетов бухгалтерского учета. В ней отражаются сумма задолженности в рублях и в иностранной валюте по основному долгу, по начисленным и неуплаченным процентам, по штрафным санкциям за нецелевое использование средств, по штрафам (пеням) за несвоевременный возврат и неуплату процентов, а также сумма задолженности, подтвержденная дебиторами; сумма задолженности, не подтвержденная дебиторами; сумма просроченной задолженности (в том числе с истекшим сроком исковой давности);

3) инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). В ней отражаются результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами (по счетам 0 206 00 000, 0 208 00 000, 0 209 00 000, 0 210 05 000, 0 301 00 000, 0 302 00 000, 0 303 00 000, 0 304 00 000). Данная опись составляется в разрезе дебиторов и кредиторов в соответствующих разделах. Если выявлена задолженность, не подтвержденная дебиторами (не согласованная кредиторами) либо просроченная (в том числе с истекшим сроком исковой давности), информация отражается:

  • по дебиторской задолженности – в графах 5, 6 разд. 1 инвентаризационной описи (ф. 0504089);

  • по кредиторской задолженности – в графах 5, 6 разд. 2 инвентаризационной описи (ф. 0504089).

Указанные инвентаризационные описи составляются на дату проведения инвентаризации.

Инвентаризация расчетов по доходам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)

Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по доходам

Расчеты по доходам (счет 0 205 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской задолженности по доходам, числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами и документами, подтверждающими реализацию товаров, работ, услуг и поступившую оплату (по каждому дебитору).

2. Сверка расчетов с контрагентами (покупателями товаров, работ, услуг) (при необходимости)

Расчеты по выданным авансам(счет 0 206 00 000)

1. Проверка наличия ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг).

2. Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками).

3. Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения выданных авансов, связанных с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг), которые предусмотрены договорами (государственными контрактами)

Расчеты по кредитам, зай­мам (ссудам)

(счет 0 207 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм по кредитам,
займам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями)

Расчеты по ущербу имуществу (счет 0 209 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по ущербу имуществу учреждения, недостачам и хищениям

Расчеты с прочими дебиторами (счет 0 210 05 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности:

– по операциям предоставления учреждением обеспечений заявок на участие в конкурсе или закрытом аукционе, обеспечений исполнения контракта (договора), иных залоговых платежей, задатков;
– по договорам поручения (агентским договорам), договорам (соглашениям) с участием международных финансовых организаций, а также по иным операциям, возникающим в ходе ведения деятельности учреждения и не предусмотренным для отражения на иных счетах учета

В отношении сомнительной дебиторской задолженности, учтенной на забалансовом счете 04, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания или возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности в случае изменения имущественного положения должников. В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризаци��нная опись (ф. 0504089).

Типовые ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами

Согласно п. 339 Инструкции № 157н на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» учитывается задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента ее признания в порядке, установленном законодательством, нереальной ко взысканию и списания с балансового учета учреждения для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Читайте также:  Все дело в МРОТе: на сколько с 1 января 2023 вырастут пенсии и детские пособия

Одним из самых распространенных нарушений, связанных с возмещением расходов на проезд, является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены. Например, при приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с нормами Положения № 749 и ст. 168 ТК РФ возмещению не подлежат. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами и отражение ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности учреждения

Дебиторская задолженность подотчетных лиц, нереальная к взысканию, списывается по дебету счета 0 40110 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

  • 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
  • 1.1. Выдача денежных средств без заявления и лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы.
  • 1.2. Отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг.
  • 1.3. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
  • 1.4. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.
  • 1.5. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
  • 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
  • 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
  • 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
  • 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
  • 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) о размере оплаты суточных.
  • 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
  • 3.1. Нарушение порядка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
  • 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
  • 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
  • 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
  • 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
  • 5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
  • 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
  • 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
  • 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
  • 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
  • 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
  • 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и в регистрах.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях, как и у любого иного юрлица, подлежат строгому контролю. Какими нормативными актами нужно пользоваться и как применять их на практике при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях (далее — БУ), расскажем в этой статье.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок по которому проводят инвентаризацию устанавливается в Методических указаниях (утв. Приказом Минфина России №49 от 13.06.1995). Он представлен тремя этапами:

  • На первом этапе компания издает приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего его регистрируют в журнале учета контроля по выполнению соответствующих приказов (ИНВ-23). Кроме того, на первом этапе формируется инвентаризационная комиссия;
  • На втором этапе происходит непосредственная проверка расчетов. Для этого разворачивают сальдо по счета в отношении отдельных работников. После этого рассматривают документы, подтверждающие насколько правомерна задолженность в расчетах по каждому работнику;
  • На третьем этапе составляют акт (форма ИНВ-17), в котором отражаются остатки долгов по расчетам с сотрудниками, которые не были подтверждены документально. После этого результаты инвентаризации заносят в форму ИНВ-23.

Проверка расчетов с кредиторами

Инвентаризация расчетов по обязательствам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)

Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по обязательствам

Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам (счет 0 301 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм по долговым обязательствам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями).

2. Проверка обоснованности расходов по выплате процентов по отношению к суммам задолженности по кредитам и займам в период их начисления.

3. Анализ правовых оснований для получения кредитов и займов, наличия ограничений по получению кредитов (с учетом правомерности получения кредитов, требований к согласованию крупных сделок, сделок с заинтересованностью, соблюдения законодательства о защите конкуренции)

Расчеты по принятым обязательствам (счет 0 302 00 000, за исключением расчетов по оплате труда)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности (по каждому кредитору), числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами (государственными контрактами) по приобретению товаров, работ, услуг (в том числе сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг) и иными документами.

2. Сверка расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и иными кредиторами) (при необходимости).

3. Анализ кредиторской задолженности по срокам погашения, которые предусмотрены договорами (государственными контрактами), иными документами.

4. Проверка наличия (отсутствия) неучтенных обязательств

Расчеты по платежам в бюджеты (счет 0 303 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по налогам, страховым взносам (в том числе проверка расчетов, налоговых деклараций) и иным обязательствам перед бюджетом.

2. Сверка сумм задолженности по налогам (страховым взносам) по данным бухгалтерского учета с актами сверки ФНС*.

3. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного (проверяемого) периода по срокам погашения.

4. Проверка задолженности по возврату в бюджет части субсидии, предоставленной на финансовое обеспечение выполнения государственного задания в связи с невыполнением государственного задания, а также остатков субсидий на цели (сроки возникновения, полнота и своевременность перечисления в бюджет) (при наличии)

Прочие расчеты с кредиторами (счет 0 304 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по расчетам с прочими кредиторами

Расходы будущих периодов (счет 401 50 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, числящихся на счетах бухгалтерского учета

Резервы предстоящих расходов (счет 0 401 60 000)

Проверка правильности и обоснованности созданных в учреждении резервов на предстоящую оплату отпусков работникам, ремонт основных средств и другие цели, предусмотренные учетной политикой учреждения

Читайте также:  Ответственность за неполную уплату алиментов ужесточат

* В 2020 году сверка расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам осуществляется в соответствии с Письмом ФНС РФ от 16.04.2020 № АБ-4-19/6371@ «О направлении Временного порядка проведения совместной сверки расчетов». Форма акта совместной сверки расчетов по налогам (сборам, пеням, штрафам, процентам) утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@.

В отношении задолженности, не востребованной кредиторами, учтенной на забалансовом счете 20, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания (истечение срока исковой давности). В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризационная опись (ф. 0504089).

Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями

При инвентаризации вы устанавливаете правильность расчета сумм дебиторской и кредиторской задолженности. Дебиторский и кредиторский долги по учетным данным сверьте с первичными документами (накладными, актами, платежными поручениями). Далее проведите сверку со всеми контрагентами, расчеты с которыми не завершены.

Форма актов сверки законодательно не установлена, поэтому можно использовать собственно разработанную. Вначале акт в двух экземплярах заполняет бухгалтер по собственным данным, затем документ получает поставщик или покупатель и вписывает в него свои цифры. В идеале данные поставщика и покупателя (подрядчика и заказчика, арендодателя и арендатора и т.д.) должны совпадать. Тогда две стороны просто подтверждают сумму долга и на этом сверка заканчивается.

Но так бывает не всегда. Если есть расхождения, на это следует указать в акте. Кроме того, стоит выяснить причину расхождений. Далее стороны определяют, кто именно ошибся, и вместе определяют верную сумму задолженности. Сторона же, бухгалтер которой допустил ошибку, должна внести исправления в учет. Образец акта сверки смотрите ниже.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:

  • Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
  • Система предоставления заявлений на получение наличных.
  • Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
  • Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

  • Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
  • Срыв сроков формирования отчетов.
  • Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
  • Наличие долгов у подотчетных лиц.
  • Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в 2021 году?

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

  • Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
  • Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

  • сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
  • оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

  • В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

  • например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *