Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка: как написать, правила оформления и образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Как составить служебную записку
СПРАВКА:
| Практика показывает, что государственные организации используют служебные записки чаще, чем коммерческие компании. |
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Составление претензионного письма
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:
- Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
- Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
- Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
Случаи, когда СЗ не соответствует правилам
Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ. Отказ по заявлениям обычно дается:
- анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
- наличие нецензурной лексики, оскорблений;
- неподдающиеся прочтению;
- если ранее ответ по запросу давался многократно;
- при необходимости сохранить тайну.
Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений». Несмотря на отсутствие точных указаний, правил переписки, они должны выполняться с соблюдением норм делового общения и традициями бизнес-сообщества.
Эффективность служебной записки во многом зависит от того, насколько грамотно и четко она написана. Именно поэтому важно учитывать все нюансы ее построения, а также сделать все по стандартам.
Необходимо составлять служебную записку на чистом листе А4. Некоторые организации, чаще всего государственные, используют для этого бланк письма. Вот список того, что должен содержать документ:
- Входные данные, которые крепятся ко всем бланкам данной организации.
- Полное название организации.
- Эмблема, зарегистрированный товарный знак.
- Печать.
- Место оформления документа.
Нормативы регулирования законности документа
Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.
Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
В налоговых целях записки всякие важны
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. 1 ст. 252 НК РФ, например:
- служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременноПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
- для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометрап. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показанийПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
- объяснительная записка может пригодиться:
Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.
Предлагаем ознакомиться: Кто является наследником первой очереди после смерти матери или отца?
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.
Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.
Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.
Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.
Вариант, как ответить
Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.
Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.
Ответ
на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности
Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.
В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.
С уважением, руководитель Z
5.11.2017 г. Подпись руководителя Z
Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого. Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.
Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.
Служебная записка или докладная: так в чем же разница?
Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:
- Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
- Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
- Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
- Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
В каких ситуациях составляется служебная записка
Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.
Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.
Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.
Что такое электронные служебные записки
Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий. Это значительно упрощает работу компании, сокращает расход бумаги и уменьшает срок рассмотрения входящей документации.
Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.
При отправлении деловой документации в электронном виде нужно запросить получение уведомления о прочтении письма адресатом. Это может доказать, что автор записки действительно отправил ее.